Грифы конфиденциальности. 
Понятие конфиденциального документа. 
Перечень сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну организации

В первую очередь необходимо решить является ли данная информация конфиденциальной и, если да, то какой уровень грифа конфиденциальности ей нужно присвоить.

Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами ограничения.

Грифами ограничения доступа конфиденциального делопроизводства являются: грифы «Коммерческая тайна», «Строго конфиденциально», «Конфиденциально», «Не для печати».

На документах, которые содержат информацию ограниченного доступа, принято проставлять гриф ограничения к документу. Как правило, такой гриф ставится в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа ставят так же на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

Если законодательством не установлена форма грифа (пометки) ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию, собственник или пользователь информации может принять решение о применении какого-либо грифа. При этом чаще всего используется гриф «Конфиденциально». Он удобен тем, что не раскрывает характера информации, содержащейся в документе, в отличие, например, от таких грифов, как «Банковская тайна», «Налоговая тайна» и других, применяемых для обозначения сведений, связанных с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.

Наряду с грифом «Конфиденциально» может использоваться гриф «Строго конфиденциально» для обозначения более высокого уровня конфиденциальности. Порядок установления этих грифов должен регламентироваться внутренними нормативными документами организации, работающей с документами конфиденциального характера.

Гриф конфиденциальности присваивает:

• — исполнителем при подготовке к составлению проекта документа;
• — руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы при согласовании или подписании документа;
• — работником службы конфиденциального делопроизводства при первичной обработке поступающих документов.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности сведений.

Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве. Для работы должны привлекаться специально назначенные должностные лица, прошедшие специальную проверку, в честности которых нет сомнений. Также, эти лица должны быть соответствующим образом подготовлены и обучены, так как профессиональные недочеты и отсутствие правил в их работе могут слишком дорого обойтись фирме.

Исполнители могут работать с конфиденциальными документами в специально выделенных помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям сохранности и конфиденциальности документов.

Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение в общем делопроизводстве, но обязательно отдельно от других дел.