Особенности принятия решений в группе

Группа обязательно принимает решения. Некоторые из них связаны с задачами по исполнению работы, другие с групповыми процедурами. Однако если имеется выбор, принимать решение группой или нет, следует обратить внимание на следующее:

• 1) имеется ли в группе эксперт по данному вопросу? Если да, то решение должен принимать он;
• 2) ограничено ли время? Если да, то решение необходимо принимать руководителю группы;
• 3) насколько сложной является проблема? Если позволяет время, то сложный вопрос нужно решать в группе, если же вопрос простой и непротиворечивый, тогда его нужно поручить тому, кто имеет опыт в подобных делах;
• 4) ожидается ли согласие группы по обсуждаемому вопросу? Если отношение к нему в группе противоречивое, а выполнение должна обеспечивать вся группа, тогда вопрос нужно рассматривать в группе, если же очевидно, что возражений не будет, тогда эффективнее вопрос решать руководителю индивидуально.

Эффективность процесса обсуждения часто зависит от способа, которым группа принимает решение, это влияет на удовлетворенность, желание работать дальше и даже на качество решения. Существуют различные методы, которые использует группа для принятия решений. К ним относятся: а) решение, принимаемое экспертом; б) решение, принимаемое большинством голосов; в) решение, принимаемое лидером; г) решение, принимаемое меньшинством голосов; д) компромиссное решение; е) консенсус.

Каждый метод имеет свои преимущества и при определенных обстоятельствах более эффективен, чем другие. Успешно действующая группа применяет стратегию разнообразных методов в зависимости от характера проблемы, времени, отпущенного группе для ее решения, атмосферы, в которой работает группа.

На качество решения, принятого группой, серьезное влияние оказывает последовательность шагов в рассмотрении поставленной задачи. В теории управления используется модель «рефлексивной рамки», которая представляет собой схему принятия группового решения, состоящую из нескольких взаимосвязанных блоков вопросов.

Ответы на эти вопросы позволяют группе увеличить эффективность принимаемого решения. К базовым категориям вопросов относятся следующие:

• 1. В чем суть проблемы? Ясно ли она определена и точно ли сформулирована? Одинаково ли понимают собравшиеся общую ситуацию, в которой эта проблема имеет место?
• 2. Какова фактическая сторона дела? Какова история проблемы? В чем ее причины? Почему это важно? На кого она влияет и как?
• 3. Каким критериям должно соответствовать принимаемое решение? По каким или чьим стандартам должно оцениваться решение? Каковы принципиальные требования к решению? Какая сумма необходима для его осуществления? Чьи интересы нельзя затрагивать?
• 4. Каковы возможные решения проблемы?
• 5. Какое решение является наилучшим?
• 6. Каким образом возможно исполнение решения? Какие этапы необходимы для проведения решения в жизнь? Какова их последовательность? Кто несет ответственность?

Знание и использование «рефлексивной рамки» в ходе обсуждения проблемы повышает качество работы группы.

Среди форм (или технологий) группового обсуждения выделяют групповые дискуссии, «мозговой штурм», «номинальные группы», «гудящие группы» и другие. Выбор той или иной формы связан с необходимостью максимально эффективного использования потенциала группы. Так, если стоит задача поиска новых идей, то проверенным способом выступает обсуждение проблемы методом «мозгового штурма» или «номинальной группы».

Метод «номинальной группы» предполагает на первом этапе самостоятельную работу каждого участника над поставленной задачей, но в присутствии других членов 1руппы. На втором этапе идеи собираются и ранжируются. После чего совместно обсуждаются, и принимается решение. Эта процедура названа «номинальной», потому что в ней отсутствует непосредственное взаимодействие между членами группы на стадии выработки решения, однако присутствие других людей является стимулирующим фактором для каждого из участников.

Использовать возможности каждого члена группы позволяет техника «гудящей группы». Она применима в том случае, если группа достаточно велика. В этом случае ее разбивают на небольшие подгруппы, в рамках которых и ведется предварительное обсуждение проблемы, после чего предложения, полученные в подгруппах, выносятся на общее обсуждение с последующим принятием решения.

Групповая дискуссия предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти решение путем всестороннего сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении выдвинутого тезиса. При обсуждении дискуссионной проблемы участники дискуссии обязаны соблюдать ряд правил: проблема должна быть четко сформулирована и ясна оппоненту, она не должна подменяться другим вопросом в ходе обсуждения.

Руководителю (ведущему) дискуссии необходимо решать три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме (теме дискуссии), задачи по отношению к группе в целом, задачи по отношению к каждому отдельному участнику. В соответствии с этим функции ведущего дискуссии будут состоять в следующем:

Задачи по отношению к проблеме:

• 1. Сформулировать цель и тему дискуссии. Следить за регламентом, направлять дискуссию в русло намеченной цели.
• 2. Дать возможность изложить максимум предложений по обсуждаемой проблеме, стараясь осветить все ее аспекты; анализировать поступающие предложения и высказываемые мнения.
• 3. Подвести итоги дискуссии, сопоставив ее цели с полученными результатами.

Задачи по отношению к группе в целом:

• 1. Поддерживать высокий уровень активности всей группы. Умело сопоставляя различные мнения, определить противоречия, спорные вопросы, формулировать противоречие как проблему.
• 2. Поддерживать деловую атмосферу, не допуская личной конфронтации участников, препятствовать некорректным действиям.
• 3. Помочь группе прийти к согласованному мнению.

Задачи по отношению к каждому участнику:

• 1. Уделять внимание каждому.
• 2. Активизировать пассивных наблюдателей.
• 3. Подчеркнуть вклад каждого в общий итог, поблагодарить всех членов группы за участие в дискуссии.

Мозговой штурм представляет собой способ работы группы, при котором первоочередной целью является поиск новых вариантов решения проблемной ситуации. Отправной момент мозгового штурма — проблема, которая пока не нашла приемлемого решения. Для успешного проведения «мозгового штурма» членам группы необходимо:

• — временно отказаться от оценки и критики выдвигаемых идей и учитывать взгляды всех участников «штурма»;
• — поощрять свободное высказывание: чем больше предлагаемых идей, тем лучше;
• — достраивать, улучшать, модифицировать идеи других до тех пор, пока не возникнет интересная комбинация;

' - фиксировать все идеи.

Хотя «мозговой штурм» по своему характеру является способом творческой работы группы, он имеет относительно шаблонные формы. Сначала проблема представляется для рассмотрения. Затем выдвигают как можно больше идей для решения или смягчения проблемы. После чего выбирается несколько идей для их дополнительного обсуждения. Наконец, на основе выбранных идей разрабатываются варианты решений, действенные на практике.

Хорошо, если в группе есть и специалисты и «профаны». Лицам, не знающим проблемы, значительно легче высказываться именно по той причине, что они мыслят нестандартно. Их предложения служат своеобразными катализаторами идей для специалистов.

Фактором, наиболее препятствующим мозговому штурму, является критика. Она действует двояко: с одной стороны, заставляет лицо, выступающее с критикой, мыслить стандартно, с другой — мешает другим искать оригинальные решения. Другими факторами, препятствующими появлению идей, являются формальное отношение к обсуждению; стремление найти «правильные» решения; желание разъяснять и обосновывать свои идеи.

Успеху в появлении новых идей способствует прежде всего безопасная и открытая атмосфера, активное воображение участников штурма, развитие, переработка и соединение высказанных идей, поиск аналогов соответствующих проблем и действий и их применение к уже имеющимся.

Таким образом, групповое поведение — особый феномен, не тождественный поведению людей вне группы. Оно зависит от таких факторов, как размер и длительность существования группы, психологическая атмосфера и степень сплоченности членов группы, место в групповой структуре. На поведение индивида в группе серьезное влияние оказывает необходимость соблюдать групповые нормы, а также определенные механизмы группового давления, используемые для достижения групповых целей.