Документальный фонд организации

конфиденциальный документооборот фонд федеральный.

Общие положения

Документальный фонд федерального органа исполнительной власти формируется в порядке, установленном Правительством Российской Федерации в Правилах делопроизводства и документооборота [76]. Как ранее говорилось, требования, установленные в Правилах делопроизводства, могут распространяться и на негосударственные структуры. В связи с этим в этом разделе будут рассмотрены общие требования по составлению номенклатуры дел, формированию дел в соответствии с Правилами делопроизводства и документооборота федеральных органов исполнительной власти, адаптированными на государственные и негосударственные структуры.

В соответствии с ГОСТ Р 51 141−98 [163] «номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»; «дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Основной формой учета конфиденциальных дел является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел.

Организация (государственные и негосударственные структуры) выполняет следующие функции:

• · формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов;
• · разрабатывает и утверждает по согласованию с уполномоченными органами в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе ее деятельности, а также подведомственных ей организаций, с указанием сроков хранения.

Документальный фонд организации создается Службой делопроизводства организации, которая составляет номенклатуру дел, формирует и оформляет дела, обеспечивает их сохранность и ведет учет, передает дела в Архив организации. Порядок группировки конфиденциальных дел предусматривается номенклатурами дел открытого делопроизводства.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. После ее согласования с Экспертной проверочной комиссией (ЭПК) утверждается руководителем организации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. Один раз в 5 лет она согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, куда на постоянное хранение передаются образующиеся в процессе деятельности организации документы Архивного фонда Российской Федерации. В случае изменения функций и структуры организации номенклатура также подлежит согласованию с Экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива [76. разд. IV].

Наименованиями разделов номенклатуры дел организации являются наименования структурных подразделений.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) надела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, и дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела до передачи в Архив организации или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем организации. После истечения этого срока они подлежат возврату.

Выдача дел другим организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации. При этом в деле оставляется копия документа, заверенная в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее 3 лет со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в Архив организации производится на основании описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, составляемых в структурных подразделениях. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в Архив организации не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке (см. гл. 6).

Основой составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел может вестись в электронном виде как классификатор интегрированной автоматизированной информационной системы делопроизводства. что позволяет автоматически определять сроки хранения документов.