Учет и документальное оформление поступления материальных запасов

Материальные ценности поступают в организацию:

от поставщиков по договорам купли-продажи, поставки, иным договорам в соответствии с действующим законодательством;

от подотчетных лиц, закупивших материальные ценности в порядке наличного расчета;

путем изготовления силами организации;

от списания пришедших в негодность основных средств;

в счет вклада в уставный фонд организации;

безвозмездно, в том числе по договору дарения.

Отгрузка материальных ценностей поставщиками оформляется товарно-транспортной или товарной накладной, к которой прикладываются соответствующие сопроводительные документы, предусмотренные договорами купли-продажи, поставки и иными аналогичными договорами (спецификации, сертификаты и др.).

Порядок приемки, регистрации, проверки, акцепта поступающих материальных ценностей, прохождения расчетных документов устанавливает организация.

Для получения материальных ценностей со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность (формы N М-2 или М-2а) на получение материальных ценностей.

Доверенности от имени юридического лица подписываются его руководителем, главным бухгалтером и заверяются печатью организации.

В доверенности указываются: дата выдачи и срок ее действия, перечень материальных ценностей, подлежащих получению. Бухгалтерия организации выдает доверенность в одном экземпляре под расписку получателю на основании заявок руководителей структурных подразделений организации или уполномоченных лиц распоряжением руководителя организации (форма N М-21п). В заявке приводится информация, необходимая бухгалтерии для выписки доверенности. Паспортные данные выписываются из паспорта, предъявляемого работником предприятия при получении доверенности.

Выдачу доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей (форма N М-3). Страницы журнала нумеруются, прошнуровываются. На последней странице указывается общее количество страниц в журнале и ставится печать.

Принятые материальные ценности доставляются на склад организации и сдаются материально ответственному лицу, которое проверяет соответствие количества и качества материальных ценностей данным товарно-транспортных или товарных накладных. При отсутствии расхождений принятые материально ответственным лицом производственные запасы оформляются в одном экземпляре приходным ордером (форма N М-4п).

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). Если материальные ценности поступают в одной единице измерения, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения. При этом сначала записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках — количество в единице измерения, в которой материальные ценности будут отпускаться со склада.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера. В этом случае на товарно-транспортной или товарной накладной проставляется штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера (номер, дату и др.). Здесь же материально ответственное лицо расписывается в получении груза.

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составлять приходный ордер в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материальных ценностей в течение дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер. материальный учет запас поставщик В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материальных ценностей не соответствует данным, указанным в сопроводительных документах поставщика, приемку материальных ценностей производит комиссия (в составе комиссии должен присутствовать представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации), которая оформляет акт о приемке материалов (форма N М-7п), служащий основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется в двух экземплярах для бухгалтерии и отдела снабжения с целью отправки претензионного письма поставщику или транспортной организации. При этом приходный ордер не оформляется.

Материальные ценности, поступающие из собственных цехов организации (неиспользованные материалы, отходы, полученные от ликвидации основных средств, прочих предметов, от брака и т. п.), приходуются на склад по накладной на внутреннее перемещение материалов (форма N М-13п), составляемой в двух экземплярах материально ответственными лицами складов (кладовых) цехов, сдающими ценности. Сдачу материалов, содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни, рекомендуется оформлять накладной на внутреннее перемещение материалов, содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни (форма N М-13дм). Передача материальных ценностей структурным подразделениям, находящимся за пределами территории предприятия, оформляется накладными ТТН-1 или ТН-2.

Подотчетные лица приобретают материальные ценности в организациях торговли, других организациях, у населения за наличные деньги. Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материальных ценностей, являются товарный счет или составляемый подотчетным лицом акт (справка), в котором излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты покупки, наименования, количества материальных ценностей, цены, данных паспорта продавца. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица. К товарному счету обязательно прилагается чек кассового аппарата.

Для контроля поступления грузов и их розыска в структурном подразделении организации, занимающемся материально-техническим снабжением, ведется журнал учета поступающих грузов (форма N М-1п), в котором указывают: регистрационный номер; дату записи; наименование поставщика; дату и номер транспортного документа; номер, дату и сумму счета; род груза; номер и дату приходного ордера или акта о приемке груза (для материалов актом о приемке груза является акт о приемке материалов (форма N М-7п). В примечании делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Основанием для заполнения журнала являются поступившие в бухгалтерию расчетные и иные документы, связанные с поступлением материальных ценностей. После проверки они передаются ответственному исполнителю по снабжению, который проверяет соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материальных ценностей и т. д. условиям договора и решает организационные вопросы по приемке и доставке груза на склад организации.

Получение материальных ценностей непосредственно со складов поставщиков или железнодорожной станции осуществляют, как правило, экспедиторы на основании доверенности.

При получении груза экспедитор вправе потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждений тары, порчи материальных ценностей составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Поступление материальных ценностей на склад организации без использования счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» отражают в учете следующими бухгалтерскими записями (см. табл.1).

Таблица 1.

Поступление материальных ценностей на склад организации с использованием счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» отражают следующим образом (см. табл.2).

Таблица 2.

В случае приобретения материальных ценностей за иностранную валюту за пределами Республики Беларусь при наличии таможенного контроля и таможенного оформления датой совершения операции, на которую производится пересчет таможенной стоимости ввозимых материалов, считается дата таможенного оформления (графа А) грузовой таможенной декларации, а при отсутствии таможенного контроля и таможенного оформления — дата поступления этих ценностей, указанная в накладной (ТТН, CMR).

В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом (см. табл.3).

Таблица 3.

Оплата стоимости материальных ценностей отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 52 «Валютные счета». Возникающая курсовая разница отражается по дебету счета 91.1 «Прочие доходы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в случае роста курса иностранной валюты (при падении курса составляется обратная бухгалтерская запись Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит счета 91.4 «Прочие расходы»).

Недостачи и порча, выявленные при приемке товарно-материальных ценностей, учитываются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Недостача и порча в пределах норм естественной убыли в бухгалтерском учете отражаются следующим образом (см. табл. 4).

Таблица 4.

Недостачи и потери сверх норм естественной убыли в соответствии с планом счетов учитываются по фактической себестоимости на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» .

В фактическую себестоимость включают:

стоимость недостающих и испорченных материальных ценностей по ценам поставщика (без НДС). По подакцизным товарам в стоимость включают акцизы;

сумму транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к недостающим и испорченным материальным ценностям, которая определяется умножением стоимости недостающих и испорченных материальных ценностей на процент транспортно-заготовительных расходов, сложившийся на момент списания;

сумму НДС, относящуюся к стоимости недостающих и испорченных материальных ценностей и транспортным расходам, связанным с приобретением материальных ценностей.

Таблица 5.

При отсутствии оснований для предъявления претензии (при форс-мажорных обстоятельствах) суммы недостач и потери от порчи списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» с кредита счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» .

Если на момент обнаружения недостачи, порчи расчеты не были произведены, оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных материалов по вине поставщика. При этом неоплаченные суммы на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» не отражаются.