Унифицированная форма карточки № Т-2

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих — № Т-2ГС.

Карточка является машинно ориентированной, и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки — АЗ (А4).

Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка № Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.

Карточка состоит из четырех страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание табличных форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т. п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т. п. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя кадровой службы и росписью гражданина.

Третья и четвертая страницы формы М Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают следующие зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; отметка об увольнении. В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена роспись работника за каждую внесенную запись.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатнодолжностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием организации.

Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом. После заполнения изготавливается бумажный экземпляр этой карточки, в котором ставятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию. Дополнения в карточку первоначально вносятся в электронный экземпляр, а затем впечатываются с помощью принтера в бумажный страховой экземпляр карточки.

Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри — в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. В небольших организациях их целесообразно располагать только в алфавитном порядке.

Подобный способ систематизации карточек даже при большом количестве работников позволяет быстро найти нужную. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись, ставится роспись увольняющегося в получении им трудовой книжки (подобная роспись ставится также в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.

Образец личной карточки представлен в приложении 15.