Обоснование необходимости автоматизации

После анализа существующего в компании процесса «Управление результативностью» было предложено внести в него ряд корректив, с учетом последующей автоматизации процесса. В частности, было предложено передать ответственному HR функцию составления плана сотрудника, чтобы сам сотрудник и его руководитель могли основываясь на нем корректировать цели. Экспертное мнение сотрудника службы персонала позволит сделать этот план более продуманным и его создание займет у сотрудника и руководителя меньше времени.

Также было предложено избавиться от обязательного обсуждения целей сотрудником и руководителем, так как это сэкономит их время и трудозатраты.

С появлением системы всё взаимодействие между участниками процесса (кроме HR — правление) будет построено автоматически, то есть система будет направлять участникам письма о совершении того или иного действия другими участниками и указанием собственных последующих действий. Статус процесса (этап, на котором процесс находится в данный момент) также будет отражаться в системе. Эти изменения позволят снизить временные издержки участников процесса.

Документы, возникающие в ходе процесса будут храниться в системе, где, при необходимости, действующие лица смогут их просматривать.

На рисунке 7 представлена обновленная модель процесса управления результативностью после согласования и внесения всех изменений.

Рисунок 5. Модель процесса «Управление результативностью» to be.

Как уже было заявлено ранее, процесс обучения и развития имеет ряд недостатков, которые могут быть ликвидированы путем автоматизации процесса. согласования заявок на обучение и создание курса требует больших трудовых и временных затрат, которые позволит сократить автоматизация данного процесса.

Автоматизация процесса позволит систематизировать документацию, которая возникает в ходе процесса, упростить коммуникацию между участниками и облегчит мониторинг процесса сотрудникам службы управления персоналом. Также с помощью автоматизации будет формализован вид заявки на обучение или добавление курса в каталог, так как сейчас сотрудникам приходится направлять письма в свободной форме, что не очень удобно при высокой степени загрузки.