Протоколирование и другие особенности

По ходу совещания необходимо вести протокол. Если нет специального секретаря или диктофона, то это могут делать по очереди сами участники.

Решение по каждому вопросу необходимо доводить до согласованной письменной формулировки, включающей собственно содержание решения, ответственного за его реализацию и сроки выполнения.

Через каждые 40−45 минут работы необходимо делать перерывы. Они полезны в двух отношениях. Во-первых, это физиологически необходимый отдых. Во-вторых, во время перерывов в иной, непринужденной обстановке, в частных «кулуарных» беседах так или иначе продолжается работа над темой совещания и легче достигаются договоренности.

Выступления некоторых участников могут быть излишне категоричными. Такой тон может нанести серьезный ущерб деловой дискуссии, перевести ее в борьбу честолюбий и обид. Поэтому на всех этапах совещания руководитель должен воздействовать на участников таким образом, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению.

Важно соблюсти основной принцип ведения совещаний: никто не должен критиковать идеи. Запрещается начинать свое выступление со слов «Нет…», «Это неправильно…» и т. д. Известно, что в первые минуты обсуждения неизбежно будут звучать общие, банальные идеи. Запрет на критику облегчает выдвижение любых идей. Психологическая практика свидетельствует, что 97% не могут творчески работать в условиях «моральной угрозы». Если одернули одного, то остальные будут думать только о том, как бы не показаться в глазах руководителя глупее других. Здесь важно учитывать, что идеи, предложения, советы не отбрасывают, а выбирают лучшие. Руководитель не должен забывать это и обязан чаще подчеркивать значимость коллективного разума.

• 4. Рекомендации для председательствующего.
• 1. Для сохранения единства участников совещания необходимо:
  • ? в случае возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу;
  • ? не принимать чью-либо сторону до окончательного подведения итогов;
  • ? не высказывать первым свою точку зрения;
  • ? поддерживать и не позволять нападать на новых работников и молодых специалистов, плохо ориентирующихся в ситуации.
• 2. Для активизации участников делового совещания необходимо:
  • ? иметь оптимальную стратегию принятия решения;
  • ? создать условия для творческой работы;
  • ? устранить критиканство;
  • ? не давать возможности участникам совещания выключаться из работы;
  • ? не оставлять без внимания даже незначительные предложения;
  • ? умело осуществлять руководство групповым взаимодействием.
• 3. Для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме необходимо:
  • ? основываться на фактах и веских доказательствах;
  • ? записывать все вносимые предложения;
  • ? прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей и решений (наличие времени, ресурсов, финансовых затрат и пр.).
• 4. Для активизации обсуждения предложений необходимо:
  • ? задавать вопросы выступающим;
  • ? высказывать одобрение вносящим конструктивные предложения;
  • ? побуждать возникновение альтернативных точек зрения;
  • ? не допускать резких высказываний и личных выпадов;
  • ? чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор;
  • ? будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса;
  • ? при необходимости идите на компромисс; не подавляйте мнение меньшинства, возможно оно и есть перспективное.