Служебная и распорядительная документация, ее заполнение

Документы имеют большое значение в управленческом делопроизводстве, поскольку:

• * отражают деятельность организации;
• * на их основе принимаются управленческие решения;
• * выступают в роли главных аргументов в спорных ситуациях;
• *являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Они обеспечивают закрепление, сбор, обработку и передачу, использование и хранение информации. Формы управления тесно связаны с видами документов, например, учет — с написанием различных отчетов, планирование — с составлением планов, инструктирование — с разработкой методик, инструкций, руководство — с изданием приказов, распоряжений. Деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт о современном толковании терминов определяет как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Документирование представляет собой процесс создания, оформления, хранения документов и обеспечение санкционированного доступа к ним и их фрагментам. Достаточно часто документирование является обязательным процессом, устанавливаемым законами или иными нормативными правовыми актами. Федеральный закон от 20 апреля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» .

К основным функциям документов можно отнести:

• * информационную (документирование, хранение, предоставление информации);
• * управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
• * коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
• * правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);
• * организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);
• * научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Классификация документов — распределение их по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать в делопроизводстве. Условно документы можно разделить на следующие группы: по вопросам руководства, по функциям управления, по наименованиям, по месту составления, по сложности содержания, по содержанию операции, по форме, по стадиям создания, по срокам исполнения, по происхождению, по средствам фиксации и по направлениям документооборота.