Требования к оформлению документов

Под оформлением документа понимается выполненное в соответствии с установленными правилами расположение и заполнение на материальном носителе совокупности реквизитов. Перечень реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р6.30−2003, представлен ниже в этой главе, а общие требования к их расположению и заполнению — в приложении к настоящему пособию.

Состав реквизитов управленческих документов:

• 1. Изображение Государственного герба РФ (01) .
• 2. Изображение герба субъекта РФ (02).
• 3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).
• 4. Указание на код предприятия (04).
• 5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05).
• 6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06).
• 7. Указание на код формы документа (07).
• 8. Наименование предприятия (08).
• 9. Справочные данные о предприятии (09).
• 10. Наименование вида документа (10).
• 11. Дата документа (11).
• 12. Регистрационный номер документа (12)
• 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).
• 14. Указание на место составления или издания документа (14).
• 15. Сведения об адресате (15).
• 16. Указание на гриф утверждения документа (16).
• 17. Резолюция (17).
• 18. Заголовок к тексту документа (18).
• 19. Отметка о постановке документа на контроль (19).
• 20. Текст документа (20).
• 21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).
• 22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).
• 23. Указание на гриф согласования документа (23).
• 24. Визы согласования документа (24).
• 25. Оттиск печати предприятия (25).
• 26. Отметка о заверении копии документа (26).
• 27. Отметка об исполнителе документа (27).
• 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).
• 29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).
• 30. Идентификатор электронной копии документа (30).

Оформление документов компании производится на бланках и листах писчей бумаги формата А4, А5 или А6. Уточним, что бланки компании применяются только для оформления первых экземпляров исходящих и внутренних документов, включенных в Альбом форм документов компании. Порядок применения бланков определяется локальным нормативным актом компании. Примеры оформления наиболее востребованных документов на бланках компании представлены в последующих главах пособия.

Оформление документов компании производится на персональных компьютерах, технические характеристики которых поддерживают использование стандартных возможностей текстового редактора типа Word и программных средств многофункционального устройства (МФУ), обеспечивающего сканирование, печать и копирование (тиражирование) документов. Подчеркнем, что оформление одного и того же документа в традиционном и электронном видах должно быть идентичным. Для оформления документов компании рекомендуется применять гарнитуры шрифтов Times New Roman, Arial, Courier New. Оптимальное значение кегля (размера шрифта) для набора связного текста — от 11 до 14 пунктов, для текста в составе таблицы (анкеты) — от 9 до 10 пунктов. Использование при оформлении документов приемов верстки допускается в соответствии с правилами оформления, предусмотренными для соответствующих видов документов. Текст документа печатается черным цветом.

Набор (расположение) связного текста производится в пределах зоны, ограниченной полями (слева, сверху и снизу — шириной 20 мм, справа — шириной 10 мм), с выравниванием по ширине, полуторным интервалом и абзацным отступом 1,25 см. Набор текста в составе таблицы (анкеты) — с выравниванием по ширине (в ячейках таблицы — по центру), одинарным интервалом без абзацного отступа. Нумерация второй и последующих страниц документа производится арабскими цифрами без точки, рекомендуемая гарнитура шрифта — Times New Roman, рекомендуемый кегль — 11. Номер целесообразно располагать с выравниванием по центру (без абзацного отступа) верхнего колонтитула лицевой стороны листа.