Основные функции секретаря

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требования

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

иметь профессиональный имидж;

хорошо владеть речью и письмом;

обладать хорошей памятью;

хорошо ориентироваться во времени;

содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

быть энергичным, проявлять инициативу;

быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

контролировать финансы офиса;

быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.