Применение автоматизированных систем в управлении документооборотом

Современное делопроизводство должно справляться с огромным потоком документов. Без автоматизации канцелярии и служб делопроизводства поток информации способен свести «на нет» все усилия других служб по принятию быстрых решений.

Автоматизация делопроизводства требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение или специалист предприятия осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Когда заходит речь об автоматизации делопроизводства (отдел кадров), то имеется в виду автоматизация именно административного делопроизводства, как основы, базовой платформы для построения корпоративной информационной системы любого учреждения.

Организационно-распорядительными документами являются:

организационные — положения, уставы, инструкции, правила;

распорядительные — постановления, распоряжения, приказы, указания, решения;

справочно-информационные — письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, стенограммы, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки, графики и др.

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. На уровне подразделений система автоматизации документооборота должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться на уровне отдела. Требование к системе автоматизации документооборота уровня отдела — простота использования и ее органичное слияние со средствами разработки документов: текстовыми процессорами, электронными таблицами и т. д.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «workflow" — стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее, зачастую, связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями.

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к автоматизированному сдерживается из — за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

И. Юшин и В. Тихонов считают, что для электронного документа подходит следующее определение: «документом является запись информации на материальном носителе:

совершенная с помощью любой известной или могущей возникнуть в будущем технологии и в форме, обусловленной правилами оформления и в соответствии с ними,.

предназначенная для передачи этой информации во времени и пространстве;

утверждающая, сопутствующая, подтверждающая или отражающая какой-либо факт или событие,.

содержащая атрибуты своей аутентичности (подлинности)". Данное определение, по их мнению, покрывает понятие «электронного документа» и позволяет найти четкие критерии для признания его юридической силы.

В рамках подготовки обзора «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов» В. И Тихонов предложил новое определение: «электронные документы — электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать».

В Федеральном законе «Об электронном документе» определение звучит следующим образом: «Электронный документ — информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим законом». Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования, он должен:

создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие, ее идентифицировать;

быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа состоит из двух частей: общей (информация, составляющая содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись).

В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные документы в ряд других технотронных документов и делая акцент на родовом понятии — документ.

Последняя точка зрения на определение электронного документа принадлежит М. Н. Костомарову, который считает, что наиболее точно сущность этого нового явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» — всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.

Исходя из выше сказанного, можно выделить такие составляющие электронного документа: — это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

интеграции процессов;

повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и, соответственно, подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно — организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно — распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов).