Грамматические особенности делового письма

Тексты деловых писем в английском языке очень разнообразны на грамматическом уровне. В таких текстах наблюдается контраст простых предложений и сложных. Причем, преимущество отдается сложноподчиненным предложениям, их преобладание над простыми. В деловых письмах встречаются сложноподчиненные предложения с различными подчинительными связями. Наиболее частыми среди них являются сложные предложения с придаточными определения, которые характеризуются союзам which: We have enclosed a Request Order Form for you to complete should you require additional material which can help you in the marketing of our programs; that: Unfortunately, after much consideration we find that the information furnished by you does not meet our credit requirements; времени — when: Perhaps we can consider your application request when your circumstances change; условия — if: If we can be of service to you further, please let us know, as soon as: We will ship your order as soon as it is available; причины — because: Because our assumption was our error, we are mailing you a credit for the difference in delivery rates. Среди сочинительных союзов можно отметить следующие наиболее частотные: and: Could you check to see who sent it and ask them to try it again, but: It was sent late last week, but I only received the very top portion of one page, or, so: Also I would appreciate your acknowledging the receipt of this message so I will know that you received it.

В текстах деловых писем наблюдается контраст пассивных и активных конструкций: Present Passive: Before new accounts are opened, we conduct a routine credit investigation; Your patronage is highly valued; Therefore, an account has been opened for you; Past Passive: We explained to our customers that these pricing schedules were based equitably on maximum value; This was decided based on the information you gave us as well as from our normal sources; Future Passive: We regretfully have no idea when they will be shipped to us; We know that you will be served intellectually and courteously; Выделяется большое количество инфинитивных конструкций: Complex Object: Please drop in again and let us see that your next purchase is handled correctly, I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009; а также предложения с герундием: We intend shipping the goods in May, We appreciate your giving us the opportunity to be of service to you.

Деловой переписке свойственны и такие грамматические особенности как использование модальных глаголов. В действительности, в таких текстах они встречаются довольно часто, поскольку модальные глаголы используются для выражения вежливости. К таким модальным глаголам можно отнести следующие: would: If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ?50 per person; Would it be convenient for you to meet her on this date?; should: I should say you must check it once more; Please do not hesitate to contact me should you have any questions; could: It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23rd August, at seven o’clock.

В целом, предложения имеют правильный грамматический строй, т. е. подлежащее, сказуемое, а затем остальные члены предложения, за исключением вводных слов и обозначение дат и времени, которые могут стоять как в начале предложения, в середине, так и в конце. В редких случаях в предложениях встречался неправильный порядок слов. Более формальный, а также литературный стиль допускает использование инверсии в условных придаточных предложениях. Вспомогательный глагол может занимать место перед подлежащим; if в таких случаях будет опускаться [Корнеева, 2000, с. 448]. Например: Should any additional information be necessary we will place it at your disposal without delay. Деловые письма стоятся строго по правилам грамматики, отклонения от правил не допускаются. При написании письма могут быть использованы различные времена английской грамматики, наиболее частыми среди них являются: Present Simple Tense, Present Continuous Tense, Present Perfect Tense, Past Simple Tense, Future Simple Tense.

Среди всех проанализированных писем можно сделать вывод, что наиболее частыми грамматическими особенностями текстов деловых писем разных коммуникативных намерений являются: 1) употребление времени Present Simple Tense (100%, в 120 письмах из 120); 2) употребление модальных глаголов (100%, в 120 письмах из 120); 3) использование пассивных конструкций (в 60% проанализированных писем, в 72 письмах из 120); 4) сложноподчиненных предложений с придаточными условия и определения (условия — в 57,5% проанализированных писем, 69 писем из 120; определения — в 50% проанализированных писем, 60 писем из 120); 5) инфинитивных конструкций (Complex Object) (в 67,5% проанализированных писем, в 81 письме из 120); 6) герундия (в 52,8% проанализированных писем, в 44 письмах из 120); 7) причастия настоящего и прошедшего времени (в 46,8% проанализированных писем, в 39 письмах из 120). В текстах деловой переписки не допустимы сокращения грамматических форм, т. е. только употребление их в полной форме: As you will see from the brochure we have a range of programs covering a number of fields broadly within Business Administration, we are sorry about the error and hope that it has not caused you too much inconvenience; возможны опущения слов или словосочетаний. Все предложения писем деловой корреспонденции являются полными, двусоставными и строго соответствуют правилам грамматики английского языка.