Определение бланка, реквизита, формуляра, формата

Бланк — вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

Согласно ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). установлено три вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.), бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Фирменный бланк — бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка — А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки других форматов.

Реквизиты — это совокупность постоянных элементов содержания документа.

Один из наиболее полных перечней реквизитов (30 реквизитов) приведен в ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизиты — это юридический или физический адрес, номера банковских счетов, ИНН, ОГРН, адрес сайта, номера телефонов, почтовый адрес, индекс, адрес электронной почты вместе взятые. Отдельно вышеперечисленное не может называться реквизитом.

ГОС установлено 30 реквизитов:

• § 01 Государственный герб Российской Федерации
• § 02 герб субъекта Российской федерации
• § 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
• § 04 код организации
• § 05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
• § 06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)
• § 07 код формы документа
• § 08 наименование организации
• § 09 справочные данные об организации
• § 10 наименование вида документа
• § 11 дата документа
• § 12 регистрационный номер документа
• § 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа
• § 14 место составления или издания документа
• § 15 адресат
• § 16 гриф утверждения документа
• § 17 — резолюция
• § 18 заголовок к тексту
• § 19 отметка о контроле
• § 20 текст документа
• § 21 отметка о наличии приложения
• § 22 подпись
• § 23 гриф согласования документа
• § 24 визы согласования документа
• § 25 оттиск печати
• § 26 отметка о заверении копии
• § 27 отметка об исполнителе
• § 28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело
• § 29 отметка о поступлении документа в организацию
• § 30 идентификатор электронной копии документа.

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210×297) и A5 (148×210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

Формуляр — в торговом обороте типовой договор, который вырабатывается заранее и предлагается контрагенту для подписания. Контрагент не имеет возможности ни изменять, ни даже обсуждать предлагаемые условия. В законодательстве РФ именуется договором присоединения (ст. 428 ГК РФ).

Формат. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С.

Ряд, А является основным; ряды В и С — дополнительными.

Ряд, А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13;

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м², с габаритными размерами 842ґ1189 мм.

Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

A3 297×420 — для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений.

А4 210×297 — приказы, письма и другие организационные распорядительные документы.

Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Для организации эффективного кадрового делопроизводства, организации работы с документами именно в вашей компании желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота. Ценность этих документов в том, что при их разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства.