Совершенствование работы с документами ООО «Фармэконом»

Одним из основных ресурсов деятельности современных аптечных организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит, прежде всего, из документов.

Персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов в аптечной организации несет ее руководитель. Сотрудники управленческого аппарата в аптечных организациях большую часть своего рабочего времени заняты составлением, оформлением, согласованием, обработкой документов, что занимает 60%, а в отдельных случаях до 80% их рабочего времени.

Совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности труда как руководителя, так и каждого сотрудника аптечной организации.

В повседневной работе аптечных организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности.

Комплекс документов, создаваемых в аптечной организации, определяется следующими факторами:

• — кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
• — порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
• — объемом и характером внешних связей.

Деятельность аптечной организации требует оформления большего количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать.

Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения предназначена номенклатура дел.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре дел, — охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности аптечной организации.

Изучение характеристик комплекса документации аптечных организаций было проведено на базе сетевых аптек, входящих в структуру ООО «Фармэконом».

Установлено, что аптеки выполняют фармацевтическую деятельность согласно выданным в установленном порядке лицензиям и осуществляют как безрецептурный, так и рецептурный отпуск лекарственных препаратов.

Причем рецептурный отпуск связан с реализацией программ обеспечения населения необходимыми лекарственными препаратами по Иркутской области.

Аптеки, являющиеся структурными подразделениями ООО «Фармэконом», относятся к IV категории по объему документооборота (до 10 000 документов в год).

Существующая организация работы с документами может быть охарактеризована следующим образом:

• — административное делопроизводство ведется централизованно заведующим аптекой;
• — кадровое делопроизводство ведется отделом кадров ООО «Фармэконом», но отдельные документы в виде копий хранятся в аптеках;
• — специальное делопроизводство (на рабочих местах) ведет каждый сотрудник в соответствии со своими должностными обязанностями.

Поскольку аптеки являются сетевыми, структура документооборота имеет свои особенности. Так, руководитель аптеки не издает организационные и распорядительные документы, а пользуется документами, издаваемыми на уровне управления ООО «Фармэконом».

Также руководитель аптеки не ведет кадровое делопроизводство и не хранит трудовые книжки. В аптеке создаются отдельные виды справочно-информационных документов (акты приема-передачи рецептов на хранение в офис, служебные записки, отчеты и др.) и ведется делопроизводство на рабочих местах.

В обязанности руководителя аптеки входит организация текущего хранения организационных и распорядительных документов, поступающих из центрального офиса до момента их отмены или замены новыми, и организация их исполнения.

Из документации по кадрам в аптечных организациях хранятся копии дипломов специалистов, копии сертификатов специалистов и копия приказа о назначении руководителя аптеки.

Из группы организационных документов в аптеке хранятся копия Устава ООО «Фармэконом», копии документов по лицензированию, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и др.

Из группы распорядительных документов в аптеке хранятся приказы, указания и распоряжения руководства ООО «Фармэконом», Федеральные законы, приказы Минздравсоцразвития России и Иркутской области.

Также в аптеке хранится ряд справочно-информационных документов, в том числе информационные письма о фальсифицированных и забракованных лекарственных препаратах, акты проверок, документы по инвентаризации, отчетность аптеки по розничной торговле и по обеспечению необходимыми лекарственными препаратами.

Кроме перечисленных, в аптеке ведется ряд накопительных документов в форме журналов и книг.

В связи с тем, что был выявлен достаточно большой перечень документов, с которыми работает руководитель и другие сотрудники аптеки, проведено изучение структуры затрат рабочего времени фармацевтического персонала, в том числе затраты времени на работу с документами.

Повышение производительности и результативности труда лежит в плоскости рационального использования рабочего времени. Существуют различные инструменты, позволяющие оценить ситуацию по этому вопросу. Фотография рабочего времени по-прежнему остается одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени.

В процессе исследования была проведена фотография рабочего времени фармацевтического персонала. Фотография рабочего времени была индивидуальной, проводилась методом непосредственных наблюдений. Наблюдение не повторяли, так как основной задачей являлось определение структуры затрат рабочего времени, а не нормирование труда.

Непосредственное наблюдение и изменение затрат рабочего времени велось по текущему времени при помощи часов с секундной стрелкой, так как обычно требуется точность до 30 секунд. Результаты замеров заносились в наблюдательные листы.

В результате проведенных расчетов подготовительно-заключительное время (ПЗ) у заведующего аптекой составило 3,7% от времени рабочего дня, оперативное время (ОП) -82,4%, потери времени на личные нужды и отдых (ПЛ) составили 13,9%, в том числе 11,1% - регламентированный перерыв и 2,8% - потери времени на личные нужды.

Как показывают результаты, специфика работы руководителя аптеки позволяет выделить всего 3 вида затрат времени в отличие от приведенной в литературе общей классификации затрат.

Результаты фотографии рабочего времени также проанализированы нами с точки зрения классификации затрат рабочего времени руководителей. Данные представлены в таблице 2.

Таблица 2 Результаты анализа по классификации затрат рабочего времени заведующего аптекой.

В таблице структура рассчитывалась по отношению к продолжительности рабочего времени (465 минут) без учета времени перерывов (75 минут).

Максимальные затраты времени руководителя приходятся на работы внутри аптеки (80,6%), на своей территории (93,5%), на работу по анализу, планированию, учету и контролю (54,8%), работа с посетителями и центральным офисом составляют 10,8% и 20,4% соответственно.

Значительный удельный вес приходится на работу с документами на бумажных носителях (32,3%) и с документами в электронной форме (18,3%). В целом, работа с документами составляет 50,6% рабочего времени заведующего аптекой. У фармацевтов работа с документами занимает от 10 до 16% оперативного времени.

В процессе изучения состава документации, используемой в практике работы аптек ООО «Фармэконом», был выявлен ее достаточно разнообразный состав, относящийся ко многим классификационным группам.

Наиболее многочисленные функции в сфере делопроизводства имеются у заведующего аптекой. Причем это работа не только по созданию документов, но и по их получению, отправке, оперативному хранению. На наш взгляд, большую роль в сокращении затрат рабочего времени руководителя может сыграть четко отлаженная система регистрации документов, а также правильная систематизация документов в дела на основе индивидуальной номенклатуры дел конкретной аптеки.

Основываясь на общепринятых в делопроизводстве методиках, нами была разработана индивидуальная номенклатура дел для аптек, являющихся структурными подразделениями ООО «Фармэконом».

Разработанная номенклатура дел включает 32 наименования с указанием сроков их хранения. Таким образом, на основе изучения особенностей документооборота сетевых аптек охарактеризован комплекс используемых и рекомендуемых документов.