Аналитический учет основных средств в бухгалтерии и материально-ответственными лицами

Аналитический учет основных средств бухгалтерией ведется на инвентарных карточках ф. ОС-6 отдельно по каждому инвентарному объекту.

Под инвентарным объектом понимается законченное конструктивное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями, или конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу.

Инвентарным объектом по группе основных средств «Здания» является каждое отдельно стоящее здание со всеми коммуникациями внутри здания, необходимыми для его эксплуатации (система отопления, включая и котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании), внутренняя сеть газопровода и канализации со всеми устройствами, внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной аппаратурой, внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства общесанитарного значения, подъемники).

Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здание (сарай, забор, колодец и др.) составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки обслуживают два и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т. д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.

Характеристика инвентарных объектов по различным группам основных средств приведена в классификаторе основных фондов.

При одновременном поступлении нескольких одинаковых объектов допускается открытие одной групповой инвентарной карточки с указанием в ней инвентарных номеров, присвоенных каждому объекту. Карточки заполняются в одном экземпляре.

Инвентарные карточки открываются на основании первичных документов, которыми оформляется поступление основных средств на предприятие, и технической документации и хранятся в карточке бухгалтерии. Карточки в картотеке располагаются по группам и подгруппам с подразделением внутри их по местам нахождения, эксплуатации и материально-ответственным лицам.

С целью контроля за сохранностью инвентарных карточек в бухгалтерии все карточки регистрируются в описи ф. ОС-7.

В инвентарных карточках указываются характерные признаки объектов (предметов): чертеж, модель, тип, марка, заводской номер, дата выпуска (изготовления), дата и номер акта ввода в эксплуатацию, краткая индивидуальная характеристика объекта, инвентарный номер объекта, его первоначальная стоимость, норма износа, за счет каких источников приобретен объект, предусмотрены графы для отражения затрат по капитальному ремонту, достройке, реконструкции, модернизации объекта, подпись лица, заполнившего карточку и дата заполнения.

В тех случаях, когда в составе оборудования, приборов, вычислительной техники и т. д. имеются драгоценные металлы, в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» указывается перечень деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименование детали и масса металла по данным технической документации (паспортов, формуляров, руководств по эксплуатации, этикеток и т. д.).

При перемещении основных средств внутри предприятия, ремонте, выбытии в карточках делаются соответствующие отметки. При выбытии основных средств карточки из картотеки изымаются.

Инвентарные карточки на поступившие и выбывшие объекты до конца месяца рекомендуется хранить отдельно. На их основании ежемесячно делаются записи в карточки учета движения основных средств (ф. ОС-8) (приложение 10.11), открываемых на начало года по группам (видам) основных средств. Реквизиты: остаток на начало года, поступление, выбытие за месяц, остаток на начало следующего месяца. Итоги записей в карточках за год используются для заполнения отчетности о движении основных средств и для взаимоувязки данных синтетического и аналитического учета.

Для проверки правильности записей, произведенных по счетам аналитического учета, и сверки этих данных с синтетическим учетом при ручной обработке учетной информации можно заполнять ежеквартально или ежемесячно оборотную ведомость (ф. М-44). Ведомость составляется в разрезе материально-ответственных лиц. Остатки на начало месяца в ведомости по всем материально ответственным лицам должны быть обязательно сверены с остатками по счету 01 «Основные средства» в Главной книге. При наличии расхождений производятся соответствующие уточнения в учете.

В исследуемом предприятии инвентарные карточки (приложение 13), описи инвентарных карточек, оборотные и сальдовые ведомости по разным признакам заполняются с использование ППП «Галактика» .

Важным условием организации действенного контроля за сохранностью материальных ценностей, в том числе и основных средств, является их учет в местах эксплуатации. В обязанности лиц, ответственных за хранение основных средств, включается ведение по объектного учета в инвентарных списках ф. ОС-9.

В инвентарном списке записывается каждый инвентарный объект по отдельной строке с указанием номера и даты инвентарной карточки, инвентарного номера, первоначальной стоимости. При выбытии или перемещении объекта делается отметка об этом с указанием номера и даты документа и причины выбытия.

Данные пообъектного учета основных средств по местам их нахождения (эксплуатации) должны быть тождественны записям в инвентарных карточках учета основных средств.