Первичная документация по начислению заработной платы и порядок их прохождения

Первичный учётный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее правовое значение. Для оперативного учёта численности работников предприятия, отработанного времени используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. № 26. Благодаря унифицированным документам достигается единообразие в оформлении хозяйственных операций. Первичный учётный документ составляется на бумажных и машинных носителях информации.

Приём работника на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия форма №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу».

Поступившему на предприятие работнику заполняется трудовая книжка, хранящаяся до его увольнения в отделе кадров. На всех работников предприятия заводится личная карточка (ф.№Т-2) (Приложение 16). Она заполняется на основании приказа о приёме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщённых о себе работником.

На основании приказа о приёме работника в бухгалтерии открывается лицевой счёт работника (ф.№Т-54, №Т-54а) На предприятии разрабатывается штатное расписание (ф.№Т-3), которое применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание и изменения к нему утверждаются приказом (распоряжением) руководителя организации.

Перевод на другую работу работника оформляется приказом (распоряжением) руководителя соответствующей формы (ф.№Т-5), на основании которого производятся соответствующие записи в трудовой книжке и личной карточке работника.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф.№Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Первичным документом для расчёта и оплаты труда является график отпусков (ф.№Т-7), который предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех подразделений организации на календарный год по месяцам.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф.№Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работника. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке и производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

На каждом предприятии установлен определенный трудовой режим. Контроль за его соблюдением ведётся при помощи табельного учёта. Табельный учёт охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учёту труда и заработной платы. Сущность табельного учёта заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин [16, с.208]. Табельный учёт осуществляет бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учёта использования рабочего времени и расчета зарплаты (ф.№Т-12) или в табеле учета использования рабочего времени (ф.№Т-13).

Учёт выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичных документов зависит от многих причин: характера производства, системы организации и оплаты труда, способа контроля качества продукции и др. При этом выработка может учитываться: по количеству выполненных операций, по конечной операции, по количеству сданной продукции.

Для оформления учета выработки не предусмотрены унифицированные формы первичных учетных документов, и организация самостоятельно принимает решение о перечне документов, служащих основанием для расчетов с работниками. Разработанные организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы, утверждаются в учетной политике организации [9,с.10].

В единичных производствах основным документом на работу является наряд. Различают разовые и накопительные наряды, а также индивидуальные и бригадные. Разовые наряды применяются на один вид работ в течение смены или месяца, относящиеся к одному и тому же заказу. В накопительный наряд последовательно записывают нормированные задания и их выполнение. По окончанию месяца наряд закрывается и сдается в бухгалтерию, где производится его дальнейшая обработка: проверяется правильность заполнения учетных реквизитов, производится расчет сумм заработка и количества часов нормированного времени, определяется итоговая сумма заработка и нормо-часов. Наряд может быть индивидуальным, если работа выполняется одним рабочим, или бригадным, если работа выполняется бригадой. На оборотной стороне бригадного наряда заполняются дополнительные данные о составе бригады, их квалификации, ведется учет отработанных часов каждым рабочим, производится расчет заработка членов бригады.

В серийных производствах для учета выработки и заработной платы применяются маршрутные листы, открываемые на каждую партию деталей или изделий, передаваемых в обработку. Они выписываются производственной службой и сопровождают соответствующую партию деталей до окончания их изготовления, что позволяет контролировать потери и брак в производстве.

Если работы по маршрутному листу выполняют несколько человек, то накапливание заработка производится в специальном документе — рапорте о выработке, либо маршрутный лист может дополняться сменным рапортом, в котором указывается выработка рабочих за смену.

На предприятиях с массовым характером производства учет выработки ведется в накопительных ведомостях за смену или за месяц. Если оплата производится бригаде на конечной операции за все операции, закрепленные за бригадой, то применяется ведомость выработки.

Кроме перечисленных документов для расчета заработка используется различная документация на доплаты в связи с отклонениями от нормальных условий работы (оплата сверхурочных работ, работ в ночные часы, в выходные и праздничные дни), листки о простое, акты о браке и др.

Оформленные первичные документы по учёту выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами предварительно обрабатываются (таксируются) и передаются в бухгалтерию.

Для правильной организации учета труда и его оплаты в организации утверждается график документооборота, который заключается в движении документов на предприятии от их создания до принятия к учету, обработки и передачи в архив. Обработка информации в ЗАО «Промжилстрой» по учету заработной платы представлена на рисунке 3.

Рис. 3. Документооборот расчетов с работниками по оплате труда

Таким образом, для учета труда и заработной платы используются унифицированные формы первичных документов. Применение унифицированных документов позволяет достичь единообразие в оформлении хозяйственных операций. Для учета выработки не предусмотрены унифицированные формы документов, и поэтому они утверждаются в приказе об учетной политике организации.

В ЗАО «Промжилстрой» по учету численности работников и отработанного времени применяются унифицированные первичные документы. Все реквизиты документов заполняются в соответствии с принятыми требованиями их оформления. Для учета выработки в ЗАО «Промжилстрой» используется накопительный бригадный наряд.