Место, роль и функции документов в управлении

Составной частью делопроизводства является документирование. Оно развивается по двум направлениям:

документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную оперативную деятельность предприятия;

документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.

Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним.

Документом — это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

Внутренний документ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Директивный документ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определённого вопроса.

Нормативный документ — документ, в котором устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Распорядительный документ — документ, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Текстовый документ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникающей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих: 1) сам документ; 2) его целевое назначение; 3) занимаемое место в пространстве и времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и направление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

А) общие информационная, включающая фиксацию, сохранность и передачу информации;

социальная, отражающая действительность, место и роль человека в обществе;

коммуникативная, организующая и поддерживающая информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления — указы, законы, жалобы, заявления и т. д.) и двухстороннего направления (переписка, договора и т. д.);

культурная, состоящая в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей;

Б) специальные управленческая, создающая документы для целей управления;

правовая, фиксирующая, закрепляющая и изменяющая правовые формы и правоотношения;

учетная, фиксирующая в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;

Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.