Расчётно-эксперементальная. 
Анализ системы управления и предложения по ее совершенствованию (на примере ООО "Норд")

Создание эффективной команды В условиях роста ООО «НОРД» одним из ключевых факторов успеха является наличие эффективной команды, которая способна решать новые задачи в постоянно изменяющейся внешней среде. Некоторые собственники пытаются в такой ситуации сосредоточить все управление в своих собственных руках. Однако чем успешнее рост, тем более ощущается невозможность управлять динамично растущей компанией узким кругом партнеров и тем более в одиночку. Более того, долгосрочный рост компании не должен зависеть от возможностей и здоровья одного человека. Именно поэтому формирование эффективной команды стало на сегодняшний день одной из ключевых задач руководителя ООО «НОРД».

И здесь генеральному директору ООО «НОРД» пришлось столкнуться с целым рядом проблем:

• — дефицит специалистов, которым руководитель доверяет и готов передать решение части важных управленческих задач;
• — сложность создания единой команды из высококлассных, но никогда ранее не работавших вместе профессионалов;
• — сложность «встраивания» в организацию новых функциональных работников, в особенности когда ряд работников проработал в организации достаточно долго (потенциальные конфликты «старых» и «новых» работников, потенциальная борьба за сферы принятия решений);

В такой ситуации директор ООО «НОРД» готов рассмотреть мои предложения по решению этой проблемы, описанные мною в этой дипломной работе. Тема работы «Совершенствование системы управления персоналом на коммерческом предприятии ООО „НОРД“» взята мной не случайно — это инициатива руководителя организации, где я проходила преддипломную практику.

Цели расчётно-эксперементальной части:

• — наиболее эффективным образом распределить полномочия и ответственность, не потеряв при этой контроль,
• — наладить эффективную работу, обеспечивая таким образом успешный рост компании в долгосрочной перспективе.

В работе по построению эффективной команды я буду опираться на следующие принципы:

• 1. В эффективной команде все ее члены разделяют общие основополагающие ценности.
• 2. В эффективной команде распределение ролей гармонично соответствует личным и профессиональным характеристикам ее членов.
• 3. Эффективная команда построена таким образом, чтобы сохранять свою результативность в долгосрочном периоде.
• 4. Эффективная команда гибко адаптируется к возможным изменениям внешней среды.
• 5. В эффективной команде оптимально выстроено взаимодействие между первым лицом (лидером) и членами команды.

Содержание работ:

Работа по формированию эффективной управленческой команды разбивается на несколько этапов.

1. На первом этапе будет проведена экспресс-диагностика системы управления компании и текущего состояния команды.

Основные вопросы диагностики:

• — основополагающие ценности в понимании руководителя и других работников, их удовлетворённость.
• — текущее распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками и степень ее формализации
• — система принятия решений и центры принятия решений
• — распределение ролей в команде и их соответствие личным характеристикам членов команды

Основные задачи данного этапа:

• — выявить возможные «слабые» места в системе, которые требуют корректировки для повышения эффективности команды;
• — определить ключевые требования к новым сотрудникам, если такие нужны — не только в профессиональном плане, но и в терминах основополагающих ценностей, совместимости с другими членами команды, ролевых установок, и т. д.
• 2. На втором этапе работа будет направлена на решение выявленных на первом этапе задач и «проблемных» зон, например:
  • — Совершенствование распределения обязанностей и ответственности, а также ролей между членами команды. Для этих целей могут быть проведены групповые обсуждения.
  • — Поиск кандидатов на выявленные вакантные позиции. Для поиска руководителей необходимого уровня можно использовать целый спектр каналов — от объявлений в изданиях до мониторинга интересных фигур и опроса экспертов в профессиональных сообществах (конференции, публикации, и т. д.).
  • — Содержательные обсуждения задач развития компании с использованием некоторых элементов бизнес — анализа. На мой взгляд, подобные обсуждения способствуют выработке единого понимания направлений развития и встраиванию новых ключевых лиц в команды, поскольку позволяют уже на первоначальном этапе совместной работы обменяться мнениями и взглядами на дальнейшее развитие бизнеса.
  • — Разработка программ обучения для членов команды (специальные профессиональные навыки, ролевые установки, взаимодействие в команде, и т. д.)
  • — Усиление сплоченности команды (тренинги, и т. д.).

Анализ степени удовлетворённости сотрудников и выявление их основополагающих ценностей.

Для анализа степени удовлетворённости сотрудников нужна первичная информация, которую можно получить с помощью различных методов — анализа статистических данных, наблюдения за работниками, опроса, анкетирования.

Была разработана анкета позволяет получить первичную информацию об уровне удовлетворенности работников с позиций долговременности их отношений с данным работодателем, возможностей их развития и состояния социальной политики организации. Данные, полученные от анкетирования, позволяют определить:

• · половозрастной, социально-демографический и профессионально — квалификационный состав работников организации;
• · их мотивационно-психологические установки;
• · политику вознаграждения за труд;
• · возможность карьерного роста для работников организации;
• · содержание, интенсивность и условия труда;
• · долгосрочность отношений работников и работодателя.

Результаты опроса более 60 работников показали, что:

• · 81% работников организации — мужчины;
• · работники в возрасте от 25 до 35 лет составляют 23,1%, от 35 до 45 лет — 47%;
• · 80,85% работников организации — семейные люди, имеющие одного (30,8%) или двоих детей (50,1%);
• · образование работников соответствует профилю организации: среднее специальное и незаконченное высшее образование имеют 55,1% работников, высшее — 35%, прочее образование — около 10% работников, экономическое образование имеют 20%, а техническое — 77% работников.

Кроме этого, было выявлено, что 50% работников организации в ближайшее время не собираются покинуть ее. Однако если бы пришлось менять работу, то 75% опрошенных ушли бы из данной организации по причине низкой зарплаты Работа в данной организации нравится, но 82% опрошенных не удовлетворяет уровень заработка, а получение достойной заработной платы является определяющим фактором для 45% работников.

Однако не только фактор высокой заработной платы определяет выбор места работы. Вторым и третьим по значимости фактором были названы «возможность долговременных отношений с работодателем» (40%) и «возможность получения социальных благ» (40%).

Чуть больше половины (53,2%) опрошенных работают во внеурочное время, при этом они не проявляют негативных эмоций по этому поводу (46,2% относится положительно к сверхурочной работе). Это серьезный повод задуматься о пересмотре систем стимулирования труда.

Относительно возможностей карьерного роста сотрудников анкетирование позволило выявить, что понятие карьеры работники в первую очередь связывают с ростом благосостояния (наибольшее количество ответов), со служебным ростом и ощущением уверенности и стабильности (второе и третье места по количеству ответов). Однако возможность карьерного роста в рамках данной организации у работников невелика: 50% опрошенных не видят такой возможности, а 46,2% - затруднились ответить. При этом подавляющее большинство работников отмечают, что стремление к карьерному росту руководство либо поощряет не в полной мере, либо не поощряет вообще. Известно, что карьерный рост невозможен без дополнительного обучения. Среди опрошенных 96% стремятся к повышению своей квалификации, хотя 57,8% заявляют, что на сегодняшний момент руководство не использует их профессиональные возможности в полной мере.

Оценка результатов Руководство ООО «НОРД» имело не вполне адекватное представление об удовлетворенности сотрудников своей фирмы. Результаты анкеты неприятно удивили директора, уверенного, что работники полностью удовлетворены условиями труда, заработной платой, знают о проводимой в организации кадровой и социальной политике.

Общая картина показала, что работники предпочитают иметь долговременные отношения с работодателем, однако на уровне организации пока не достигнута взаимная увязка интересов работодателя и работника.

Для более полной картины рассчитаем уровень текучести работников за 2003 год. Уровень текучести персонала оценивается по формуле:

Утп — уровень текучести персонала в периоде, %;

Рс — число работников, уволившихся в рассматриваемом периоде по собственному желанию, чел.;

Риа — число работников, уволенных в рассматриваемом периоде по инициативе администрации, чел.;

Чс — среднесписочная численность работников в периоде, чел.

Такой уровень текучести является выше среднего. При этом большая часть работников ушла по собственному желанию. Предотвращение увольнения работников по собственному желанию обеспечивается выявлением и удовлетворением их трудовой мотивации, а также обеспечением адаптации вновь принятых работников (особенно в первые шесть месяцев их работы).

Распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками.

Следующим шагом моей работы является построение матрицы распределения функций (МРФ). Такая матрица наглядно показывает, какие должностные лица участвуют в тех или иных работах, составляющих бизнес-процесс. Этот процесс даёт нам:

• — помощь в определении качественной потребности в персонале;
• — исключение дублирования функций или отсутствия исполнителей каких-либо функций;
• — более рациональное использование трудовых ресурсов;

МРФ представляет собой таблицу, отражающую бизнес-процессы предприятия с их подробной детализацией. Перечислены исполнители работ и функции, которые каждый исполнитель реализует по отношению к данной работе.

Составим МРФ на два наиболее интересующих нас бизнес-процесса Под бизнес-процессом понима-ется цепочка работ, результатом которой является произведенный продукт (товар, услуга, совокуп-ность информационных данных, документ, обученный сотрудник и т. п.). Потребителем этого продукта/услуги может являться как внешний (покупатель), так и внутренний (другое подразделе-ние) заказчик ООО «НОРД» — «Поступление товаров» и «Продажа товара» .

Используется система обозначения функций:

• * П — подготовка решения;
• * Р — принятие решения;
• * И — исполнение;
• * К — контроль за исполнением решения;

Помимо этих основных функций могут также использоваться вспомогательные:

• * С — согласование решения;
• * У — участие в реализации соответствующих функций.

В строке функций не должны повторяться функциональные обязанности принятия решения (Р) и исполнения (И) для исключения ситуации «нескольких начальников» или «нескольких исполнителей» .

Если действие рутинное или строго регламентированное, может отсутствовать функция принятия решения. В этом случае решение принимается на основании устоявшегося порядка или регламента. Также в некоторых строках могут отсутствовать другие обозначения функций (кроме «исполнения»), если выполнение данных функций в соответствующем элементе бизнес-процесса не подразумевается.

Заполненная таким образом матрица дает представление о сфере обязанностей каждого работника, о сложности выполняемой им работы, наглядно демонстрирует уровень занятости работника.

Итак, как мы видим из таблицы № 5, что центрами принятия решений являются в главной степени менеджер по сбыту, менеджер по закупкам, директор, в меньшей степени торговый представитель и заведующий складом. Функциональные же обязанности остальных работников носят в большей степени исполнительный характер.

Совершенствование деятельности команды.

Распределение ролей в команде на данный момент происходит не в соответствии с квалификацией и должностными обязанностями сотрудников. Например, менеджер по сбыту имеет завышенную степень ответственность по принятию решений относительно его официальной должности, а бухгалтер-кассир наоборот. Водитель-экспедитор выполняет исключительно исполнительные функции… и т. д.

Для того, чтобы ускорить процессы принятия решений и для повышения эффективности деятельности команды нужно назначить одного из менеджеров по продажам заместителем директора по продажам. Такой человек в ООО «НОРД» есть. Директор доверяет ему, и повода усомниться в его компетентности не было. Это человек гибкий и уверенный в себе, так же у него должна быть уверенность и в своих сотрудниках. Влияние в команде должно быть основано не на статусе или положении, а на профессионализме и компетентности. Почему именно менеджер по продажам должен стать заместителем директора? Объясню: этот человек действительно умеет идти к поставленной дели, в его подчинении уже работает ряд сотрудников, он отлично умеет общаться с людьми и добиваться от них исполнения поставленных задач, хорошо знает специфику деятельности ООО «НОРД», т. к. работает там с самого основания фирмы. Очень хорошо, что такой человек есть в организации и не нужно приглашать нового специалиста «извне», т. к. межличностные отношения уже сложены, снимается проблема адаптации и прочие сопутствующие проблемы, когда в штат принимается новый человек. К тому же новый заместитель директора уже пользуется авторитетом в кругу сотрудников. На мой взгляд, этот человек наиболее подходящая кандидатура.

Кроме того, нужно упростить в команде систему контроля и принятия решений для большей скорости реакции. Заместитель директора должен самостоятельно решать все вопросы деятельности ООО «НОРД», отнесенные к его компетенции, по согласованию с директором определять перспективные, годовые и целевые планы деятельности ООО «НОРД», касающиеся его подразделения, разрабатывать и утверждать штатное расписание работников, находящихся у него в команде, осуществлять прием и увольнение работников, делегировать свои права сотрудникам, которым он считает нужным, а так же распределять между ними обязанности.

Для более слаженной работы команды нужно составить должностные инструкции. Эффективность труда каждого работника во многом зависит от того, насколько четко определены его должностные обязанности, права, ответственность, служебные взаимоотношения. Все эти сведения отражаются в соответствующем документе — должностной инструкции.

Должностные инструкции — необходимое и действенное средство управления. Наличие должностных инструкций позволяет исключить дублирование при выполнении определенных видов работ и дать объективную оценку деятельности работника.

Разрабатывая должностные инструкции, важно соблюдать единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности изложения текста. Инструкции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий работника в кратких и четких формулировках с однозначным толкованием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации. Как нормативный документ должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника и его взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия. Инструкцию разрабатывает заместитель директора ООО «НОРД» он же и подписывает.

Структура текста этого документа включает следующие разделы:

• 1. Общие положения.
• 2. Функции.
• 3. Должностные обязанности.
• 4. Права.
• 5. Ответственность.
• 6. Взаимоотношения. Связи по должности.

Я считаю, что следует разделить отдел сбыта и доставки следующим образом: одна часть отдела должна заниматься привлечением новых клиентов, а другая работать с уже имеющимися.

Итак, новую организационную структуру можно увидеть на рис. 2. Серым цветом выделены члены, организованные в команду. Начальник отдела сбыта и снабжения будет контролировать процесс доставки товара и работать целенаправленно на привлечение новых клиентов, Заместитель директора по сбыту займётся непосредственно имеющейся клиентской базой. Считаю такой вариант наиболее рациональным, т. к. сотрудники из фирмы не уходят, у многих из них появляется материальная заинтересованность, чем им так не хватало (см. результаты опроса посредством анкеты), а так же налицо карьерный рост.