Управление документацией. 
Разработка руководства по качеству

В ООО «Приходстрой» обеспечивается управление документацией, необходимой для обеспечения результативного функционирования процессов СМК (ГОСТ ISO 9001−2011, п. 4.2.3).

Цель.

Установление в ООО «Приходстрой» необходимых средств управления документами СМК, поддержания в рабочем состоянии всех документов СМК, как внутреннего, так и внешнего происхождения.

Область применения.

Настоящая процедура разработана для обеспечения выполнения в организации требований пункта 4.2.3 ГОСТ ISO 9001−2011.

Процесс управления документацией в общем случае включает в себя:

• — Определение необходимости разработки документов СМК.
• — Анализ разрабатываемых документов уполномоченными лицами, с тем чтобы обеспечить их четкость и надлежащую структуру.
• — Согласование документов заинтересованными лицами.
• — Утверждение документов различного уровня руководителями процессов.
• — Регистрацию и рассылку документов всем исполнителям для их применения.
• — Анализ, актуализацию и пересмотр документов.
• — Процедуру сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми.
• — Идентификацию и управление документами внешнего происхождения.
• — Своевременное изъятие из всех мест рассылки устаревших документов.
• — Требования настоящего раздела РК распространяется на все ДЛ.

Ответственность и полномочия.

Ответственность за реализацию процедуры «Управление документацией» несет ПрСМК.

Документы организации ООО «Приходстрой» делятся на внутренние и внешние документы.

К внутренним документам относятся: политика в области качества, РК, ДИ, технологические регламенты, технологические инструкции, СТП, записи.

Ответственный за управление внутренней документацией — инженер по СМК За инструкциями по охране труда и технике безопасности несет ответственность — инженер по технике безопасности.

К внешним документам относятся: чертежи от заказчиков, законы РФ, государственные стандарты.

Ответственный за управление документацией внешнего происхождения: начальник ПТО За управление технологической документацией — главный инженер Описание видов деятельности.

Все документы организации не реже 1 раза в 5 лет анализируются на актуальность повторно проходят по всем этапам процесса разработки документа. Алгоритм разработки документов в организации ООО «Приходстрой» изображен на рисунке 2. Карта процедуры приведена в таблице 4.

Управление документацией внутреннего происхождения.

Все документы имеют название и идентификационный номер. При внесении изменений в документы, все держатели копий документа сдают старый (либо ставят на старый экземпляр штамп: ЗАМЕНЕН НА номер и название нового документа), и под подпись в журнале получают измененный экземпляр. Устаревшие документы в электронном виде помечают (вводят текст на первой странице красным шрифтом) такой же надписью, как и бумажные. Для оповещения держателей электронных форм документа оповещают по электронной почте с отчетом о прочтении.

Все электронные версии документов организации ООО «Приходстрой» защищены от несанкционированного изменения электронным кодом.

Документы хранятся в электронном и бумажном виде.

Документы на бумажных носителях должны храниться в сухом месте в соответствующих папках. Для особо важных документов предусмотрено резервное копирование и хранение в несгораемом шкафу.

Управление документацией внешнего происхождения.

Организация закупает программу «Технонорма», программист устанавливает её на всех компьютерах. Начальник производства распечатывает учтенные копии. На копиях проставляется штамп: «учтенная копия № _», с одновременной регистрацией в журнале: «учета и выдачи документов внешнего происхождения». Учтенные копии передаются в подразделение ДЛ для использования, при этом ДЛ ставит подпись в журнале и дату получения документа. Программа поставщик 1 раз в месяц поставляет информацию об изменениях. Начальник производства распечатывает изменение и передает его ДЛ подразделения. ДЛ подшивает его к документу и на титульном листе пишет информацию о наличии изменения. Рядом с измененным пунктом делается пометка: «см. изменение №_».

Таблица 5. Карта процесса разработки документов.