Открытие заказа. 
Система учета затрат и формирования цены: практическое применение

В условиях применения позаказной системы учета затрат и формирования себестоимости продукции на машиностроительном предприятии функция по открытию заказов лежит либо на планово-диспетчерской службе (ПДС), либо на планово-экономическом отделе (ПЭО) в зависимости от организационной структуры, должностных обязанностей и численности персонала в указанных подразделениях.

Поскольку диспетчеризацию производственных процессов, соблюдение сроков выполнения работ контролирует, как правило, именно диспетчерская служба, то целесообразно функцию по открытию заказов возложить на ПДС. И первый документ, который должен появиться в условиях применения позаказной системы, — это Журнал регистрации заказов.

Но в настоящее время целесообразно использовать не журнал, а специализированное программное обеспечение, что позволит автоматизировать многие процессы при позаказном методе учета затрат (будут рассмотрены далее). Журнал регистрации заказов должен выполнять функцию открытого информационного справочника, которым пользуются специалисты продажных и учетных служб, производственники.

Назначение граф журнала регистрации заказов:

«Номер заказа» — непосредственно нумерация заказов. Можно использовать простую порядковую нумерацию или применять в номере заказа определенный шифр, который будет нести закодированную информацию и упрощать работу с заказом.

«Дата открытия заказа» — важна для накопления затрат. Именно с этой даты на заказе начнут аккумулироваться затраты.

«Конструкторская документация» — дается четкое определение, какая именно продукция будет изготавливаться по заказу. Если предприятие изготавливает однотипную продукцию, например технологическую оснастку, тогда именно по конструкторской документации можно отличить продукцию в учете.

В графе 5 указывается количество изготавливаемой продукции, поскольку не имеет смысла на каждую единицу продукции открывать отдельный заказ, если продукция однотипна.

В графах 6−9 должна быть представлена информация о заказчике продукции, договорных условиях, поскольку применение позаказной системы обусловлено индивидуальным производством.

«Тип заказа» — в условиях применения позаказной системы, особенно при автоматизации учета, выделяют определенные особенности заказов. Примеры типов заказа — оборудование (то есть особо крупные заказы), запчасти (характеризуются относительно невысокой стоимостью единицы, изготавливается определенная партия), изготовление деталей из материала заказчика (предприятие не несет материальных затрат, только трудозатраты и начисления), сервисное обслуживание/гарантийный ремонт и т. п.

В особо крупных производствах заказы открывают не на изделие в целом, а на отдельные узлы, агрегаты, составные части. Тогда целесообразно ввести в Журнал регистрации заказов специальную графу — «Назначение агрегата», в которой будет указываться наименование заказа (изделия) с точным конструкторским обозначением, составной частью которого является текущий заказ.

Графы 1−9 заполняются исключительно специалистами ПДС в момент открытия заказа, до непосредственного начала работ по нему. Для получения полной информации в одном документе — Журнале регистрации заказов — в него могут быть включены дополнительные графы, отображающие факт — дата фактического окончания работ, фактическая себестоимость и т. п. Но такие данные на предприятии появляются уже после завершения работ по заказу, поэтому они заполняются специалистом ПДС по данным ПЭО, либо такие данные автоматически обновляются после формирования экономистом ПЭО калькуляционной ведомости.