Компьютеризация учета расчетов по заработной плате с использованием программы «БЭСТ-4»

Интегрированная система «БЭСТ-4» представляет собой достаточно большой и сложный программный продукт. Он выполнен в виде набора взаимосвязанных модулей [25, с.156]. (Рисунок 1).

Рисунок 1 — Комплексная бухгалтерская система «БЭСТ-4» .

Подсистема «Зарплата» представляет собой программный модуль, предназначенный для расчета заработной платы и объединяет в себе процедуры ведения картотек, расчета начислений и удержаний, подготовки и печати расчетных, платежных и других документов.

В функции данной подсистемы входит:

ведение карточек персонального учета, лицевых счетов и табеля сотрудников;

расчет начислений и удержаний;

ввод данных в виде первичных документов;

подготовка и печать расчетных и платежных ведомостей, других выходных документов;

составление списков на перечисление заработной платы в сберегательный банк или на почту;

подготовка проводок и платежных поручений на налоги и перечисления в фонды.

Подсистема позволяет полностью автоматизировать расчет заработной платы для предприятий, использующих окладную, повременную или сдельную оплату труда. [27, c.156].

Главное меню автоматизированной системы по учету заработной паты представлено на рисунке 2.

Рисунок 2 — Главное меню системы расчета зарплаты.

Остановимся на работе каждого из этих режимов.

Работа с картотекой. В этом режиме вводится и обрабатывается информация о сотрудниках фирмы. Это, прежде всего, персональные карточки с условно-постоянной информацией о человеке, такой как оклад, аванс, принадлежность подразделению, должность и т. п. Кроме того, это лицевые счета, в которых отражается информация о начислениях и удержаниях сотрудников за конкретный расчетный месяц. Лицевые счета подразделяются на карточки текущего расчетного месяца и на карточки предыдущих (архивных) периодов. В архивных лицевых счетах можно только просматривать и распечатывать информацию, изменения в этом режиме запрещены.

Обработка документов. Документ содержит список работающих сотрудников с указанием одного из видов начисления или удержания, которое добавляется в лицевые счета всех указанных в списке сотрудников. Любое изменение значения начисления или удержания для конкретного сотрудника в документе автоматически отражается и в его лицевом счете. Справедливо и обратное — изменение в лицевых счетах влечет за собой автоматическое изменение в документе или ведомости, по которой введено это начисление или удержание в лицевой счет. В этом же режиме находится и пункт, позволяющий вести табель на сотрудников.

Платежные ведомости. Под ведомостями в системе понимаются документы, по которым осуществляется выплата денег. Ведомости бывают трех типов: авансовые ведомости, ведомости на межрасчет и ведомости на выдачу зарплаты. Межрасчетная ведомость может быть связана с документом на начисление. В этом случае начисления из документа проходят как бы «насквозь» через лицевой счет сотрудника с удержанием из них всех необходимых налогов. Особое значение имеют ведомости на выдачу зарплаты. В простейшем случае, все сотрудники предприятия должны попасть в эти ведомости, причем каждый сотрудник только в одну из них. [29, c.156].

Выходные формы. В этом режиме собраны все выходные формы системы. Центральное место занимает Расчетная ведомость, именно здесь формируются проводки по зарплате. Выполнение это пункта обязательно также и в том случае, если на предприятии имеются сотрудники, получающие зарплату через почту или Сбербанк.

Хозяйственные операции. Это режим, в котором формируются проводки по начислениям в фонды и создаются платежные поручения на платежи в фонды. Здесь же находится буфер подготовленных проводок из, которого можно передать проводки, подготовленные в АРМе Зарплата, в книгу хозяйственных операций в АРМ Главного бухгалтера.

Формирование справочников. Режим, в котором собраны все справочники системы. Это справочники начислений / удержаний и их алгоритмов, кадровые и справочники, содержащие данные по расчетному периоду, такие как минимальная зарплата, таблица процентов подоходного налога, нормы рабочего времени. Кроме этого, в режиме ведутся справочники списков на перечисление по почте и в Сбербанк, справочник типовых операций и т. п.

Настройка подсистемы. В этом режиме собраны все системные функции, связанные с переходом от одного расчетного периода к другому. Пункты закрытия и открытия периодов выполняются отдельно, это сделано для того, чтобы в момент между закрытием и открытием можно было бы исправить справочники рабочего времени и постоянные начисления / удержания для каждого сотрудника.

Кроме того, существует возможность очистки всех лицевых счетов без перехода на следующий период, после которой необходимо заново открыть расчетный период. В этом же режиме Вы найдете подпункты, позволяющие настраивать шаблоны печатных форм, списков на перечисление зарплаты по почте или в Сбербанк, а также формирование проводок и перечисление сумм по платежным поручениям для различных фондов и налогов, связанных с зарплатой. Здесь же осуществляется настройка полей совокупных годовых параметров для расчета подоходного налога у каждого человека.

Программы пользователей. В этом режиме пользователям предоставляется возможность подключить собственные программы обработки баз данных.

При входе в режим главного меню Работа с картотекой открывается подменю следующего вида:

Лицевые счета сотрудников Карточки персонального учета Архив лицевых счетов В пункте Лицевые счета сотрудников ведется основная работа по начислению и расчету зарплаты в текущем расчетном периоде. При закрытий месяца вся информация из лицевых счетов попадает в архив. В Архиве лицевых счетов информация доступна только в режиме просмотра и печати.

Карточки персонального учета предназначены для ведения условно-постоянной информации о сотрудниках предприятия. Кроме основной информации, необходимой для расчета зарплаты, есть возможность хранить сведения об образовании, семейном положении, воинской обязанности и т. д. С этой точки зрения система частично решает задачи отдела кадров. Большим достоинством системы является возможность вызова персональных карточек из реестра лицевых счетов.

Персональные карточки.

Функции ведения условно-постоянной информации о сотрудниках фирмы (такой как шифр и наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимаемая им должность, адрес и т. п.), собраны в пункте Карточки персонального учета режима Работа с картотекой главного меню АРМ «Зарплата». Здесь же хранится информация о постоянных начислениях и удержаниях сотрудников. К таким начислениям можно отнести оклад, надбавку за питание, ежемесячная премия и т. п. Самый характерный пример постоянных удержаний — это подоходный и пенсионный налоги. Постоянными удержаниями могут быть также алименты, отчисления за общежитие и т. п.

При входе в режим Ведение документов главного меню системы раскрывается следующее меню:

Табель рабочего времени Документы на начисление Документы на удержание Табличные документы Компенсации на детей Работа с документами аналогична пакетному (групповому) вводу начислений / удержаний сразу для большого количества сотрудников. Документ представляет список сотрудников с начисленными или удержанными суммами. Все суммы документа попадают в лицевые счета сотрудников под одним и тем же кодом начисления или удержания. Этот код указывается непосредственно в заголовке документа. Необходимо иметь ввиду, что записи в документе являются одновременно и строками лицевого счета. Такая идеология позволяет быть уверенным, что корректировка сумм в документе сразу же находит отражение в лицевом счете и наоборот.

Исключение составляют Табличные документы, где информация переносится в лицевые счета с помощью отдельного режима экспорта данных.

При закрытии периода все документы удаляются, поэтому, если Вы хотите сохранить эту информацию, ее необходимо распечатать до того, как Вы выполните закрытие. Не удаляются только постоянные Табличные документы.

Табель рабочего времени.

Этот пункт предназначен для пакетного заполнения табеля многим сотрудникам предприятия.

Если в Вашей организации сотрудников не так много, то лучше использовать возможность вызова табеля рабочего времени непосредственно из лицевых счетов с помощью клавиш Alt+T.

При открытии периода система сама автоматически заполняет табель рабочего времени для каждого сотрудника в соответствии с графиком, указанном в его персональной карточке. При этом по умолчанию полагается, что работник полностью отработал весь месяц.

Если работник в расчетом периоде был в отпуске или имеет больничный лист, а также, если ему необходимо произвести некоторые доплаты, связанные с отработанным временем, то в табеле этого сотрудника необходимо заполнить колонку, соответствующую начислению.

В табеле есть колонка, существенно отличающаяся от всех прочих, это самая первая колонка Рабочее время. Во-первых, она никогда не может быть удалена и всегда присутствует в табеле, во-вторых, она хранит и Дни и Часы. Во всех остальных колонках можно вводить либо Часы, либо Дни, но не то и другое сразу. Обратить внимание, что если в алгоритме какого-либо начисления, в позиции Умножать на указано значение Рабочие дни или Рабочие часы, то при расчете время будет взято из колонки Рабочее время. Колонки настраиваются в подпункте Колонки табеля режима Формирование справочников. Именно там Вы можете установить Вид времени (Дни или Часы), для колонки табеля.

Характерной особенностью системы является то, что значение начисления или удержания в лицевом счете всегда равно соответствующему значению из документа, так как это одно и тоже поле в памяти машины, которое выводится в двух разных местах программы.

При входе в пункт Табель рабочего времени экран выглядит примерно следующим образом:

Подразделение: Руководство Должность.: Директор Кат/оплаты: Оплата по окладу График.: График N 1.

При входе в подпункт Документы на начисление появляется реестр этих документов. Каждый документ в реестре характеризуется своим номером, датой создания, периодом, за который производится начисление, названием документа, кодом начисления, а также количеством сотрудников, которым производится данное начисление (количеством позиций). Конкретный документ может быть связан только с одним видом начисления.

В том случае, когда начисленные по документу суммы необходимо сразу выдать на руки, Вы можете создать ведомость на межрасчет, указав в ней номер соответствующего документа на начисление. Таким образом, в системе устанавливается связь между документом и ведомостью.

Платежные ведомости.

Эта глава содержит описание ведомостей на выдачу аванса, межрасчета и зарплаты. Под ведомостью понимается документ, по которому можно выплачивать денежные средства сотрудникам предприятия.

Если при создании алгоритма на удержание Вы присвоили ему тип Аванс или Межрасчет, то тем самым Вы связали удержания с этими алгоритмами соответственно с авансовой и межрасчетной ведомостями. Эти виды удержаний можно вводить только через ведомости или вручную в лицевой счет по F4. Ввести такое удержание через режим документов на удержание система не позволит.

Ведомости, так же как и документы, содержат не копии записей лицевых счетов сотрудников, а сами эти записи, поэтому любое изменение содержания в ведомости автоматически отражается в лицевом счете соответствующего сотрудника и, наоборот. При расчете сотрудника из лицевого счета, все ведомости, связанные с удержаниями, рассчитываемого сотрудника изменяют свое содержание и общие суммы таких ведомостей обнуляются в том случае, если меняется хотя бы одна запись из ведомости. Такая идеология позволяет быть уверенным, что корректировка сумм в ведомости сразу же находит отражение в лицевом счете и наоборот.

Если ведомость была передана в кассу, то перерасчет лицевого счета сотрудника никак не отразится на изменении суммы удержания, связанного с переданной в кассу ведомостью.

При закрытии периода все ведомости из АРМ «Зарплата» удаляются.

Ведомости зарплаты.

Несколько особняком от ведомостей аванса и межрасчета стоят зарплатные ведомости. Это обусловлено следующими особенностями этих ведомостей:

Ведомость на выдачу зарплаты не порождает никаких удержаний в лицевых счетах сотрудников.

Каждый сотрудник может входить только в одну ведомость зарплаты и только один раз в месяц.

Сумма к выдаче определяется у каждого сотрудника на основании значения поля Сальдо на конец периода из лицевой карточки и обрабатывается в соответствии с настройкой пункта Выдавать сумму на руки из Бухгалтерской настройки.

Каждый сотрудник должен попасть в ведомость на зарплату, если конечно он не переводит свои деньги по почте или в Сбербанк, о чем свидетельствует содержание поля Способ оплаты в персональной карточке. Если сотрудник не попал в ведомость на зарплату, то при закрытии периода его конечное сальдо переносится на начало следующего месяца.

Выходные формы.

Система позволяет сформировать большое количество разнообразных выходных форм для вывода интересующей Вас информации на принтер. Все выходные формы разделяются на два вида:

выходные формы, осуществляющие вывод на печать некоторой экранной формы. Как правило, при работе с системой БЭСТ-4 в каждом режиме доступна клавиша F9, которая позволяет вывести на печать ту информацию, которая на экране в данный момент.

выходные формы, позволяющие обрабатывать информацию о большом количестве сотрудников, собранные в отдельном режиме меню, называемом Выходные формы. Расчетная ведомость представляют нечто большее, чем просто выходная форма, именно при формировании Расчетной ведомости составляются проводки по зарплате за расчетный месяц.

Для печати используется стандартный редактор системы БЭСТ-4, позволяющий непосредственно перед печатью отредактировать выводимую информацию, а затем распечатать ее с автоматической разбивкой выходной формы по длине и ширине. Для настройки печатных форм на Ваш принтер в редакторе имеется специальный режим, вызываемый с помощью клавиш Alt+F9. Список выходных документов, описанных в этой главе, может быть неполным, так как разработчики оставляют за собой право его пополнения. Общий вид некоторых выходных форм представлен в приложении А.

В системе предусмотрена возможность изменения шаблонов внутренних выходных форм. Вы можете изменить вид выводимых на печать основных полей персональной карточки или совокупных годовых параметров, хранящихся в системе для каждого человека, с помощью изменения соответствующего шаблона.

Расчетная ведомость. [31, с.98].

Как уже отмечалось. Расчетные ведомости в системе являются не просто выходными формами, а документами, по которым формируются проводки. Это главный документ по расчету заработной платы и, если Вы хотите, чтобы проводки формировались автоматически, выполнение этого пункта обязательно.

Рисунок 3 — Диалоговое окно указания вида расчетных ведомостей.

Интересующий период задает месяц и год, за который необходимо получить расчетную ведомость. По умолчанию устанавливается текущий расчетный период. Проводки можно сформировать только для текущего расчетного периода.

Способ формирования имеет два возможных значения: По предприятию и по подразделениям. Вы можете выбрать подходящее для Вас значение. Если Ваша организация не очень крупная, то, лучше формировать одну расчетную ведомость на всех сотрудников, по которой составляются проводки. В этом случае надо выбрать значение по предприятию, на больших предприятиях, лучше рассчитывать проводки и формировать расчетные ведомости по подразделениям (значение По подразделениям).

Формировать проводки — поле имеет два возможных значения. По умолчанию это поле принимает значение Нет и проводки при составлении расчетной ведомости не формируются. Если поле принимает значение Да, то при составлении расчетной ведомости включается специальный алгоритм вычисления проводок (см. ниже), при этом проводки формируются сначала в буфере. Просмотреть буфер проводок можно в пункте Буфер проводок и уже потом экспортировать в книгу хозяйственных операций системы БЭСТ-4.

Если проводки по расчетным ведомостям уже были сформированы и переданы в книгу хозяйственных операций, то при вторичном формировании проводок их суммы будут заменены на новые значения. При этом система корректно обрабатывает случаи, когда первоначально формировались проводки по всему предприятию, а затем они формируются по подразделениям и наоборот. В буфере проводок будут представлены суммы по результатам последнего расчета. [32, с.125].

При изменении начислений или удержаний в лицевых счетах проводки автоматически не перерассчитываются. Если в лицевых счетах были изменены какие-либо суммы, необходимо вновь сформировать расчетную ведомость. Поэтому целесообразно печатать расчетную ведомость непосредственно перед закрытием расчетного периода.

Способ объединения позволяет определить содержание колонок расчетной ведомости и может принимать следующие значения:

По группам начислений / удержаний — это значение принимается по умолчанию и означает, что начисления одной группы будут объединяться в одну колонку расчетной ведомости. Точно также будут суммироваться и виды удержаний. Данная возможность позволяет значительно уменьшить ширину выходной формы при наличии большого числа начислений и удержаний.

По кодам начислений / удержаний — каждая колонка выходной формы при этом будет содержать информацию об одном конкретном виде начисления или удержания. При большом количестве начислений / удержаний, применяемых на предприятии данная форма становится очень широкой и практически нечитаемой.

По синтетическим счетам — колонки расчетной ведомости будут содержать информацию о суммах, попадающий на конкретный синтетический счет. Эта ведомость очень удобна для проверки правильности составления проводок, однако, Хозяйственные операции. Составление проводок и платежных поручений по зарплате.

В режиме Хозяйственные операции главного меню системы собраны функции, позволяющие осуществлять расчеты с различными фондами.

При входе в режим открывается меню следующего вида:

• 1. Начисления в фонды
• 2. Буфер проводок
• 3. Книга хозяйственных операций
• 4. Платежи в фонды

Первый пункт меню предназначен для расчета проводок по начислениям в фонды. Готовые проводки можно просмотреть и отредактировать в пункте Буфер проводок, после чего экспортировать их в Книгу хозяйственных операций из АРМа «Главного бухгалтера» .

Пункт Платежи в фонды предназначен для формирования платежных поручений на перечисление денежных средств в различные зарплатные фонды, и их экспорта в АРМ «Банк». Проводки по платежным поручениям формируются уже непосредственно в АРМе «Банк» .

Обратите внимание, что в подпункте Хозяйственные операции происходит собственно расчет, а настройку режимов необходимо делать в пункте Отчисления в фонды, режима Формирование справочников.

Начисления в фонды. [34, с.58].

В этом пункте составляются проводки на начисления средств в различные зарплатные фонды:

пенсионный фонд и т. п. Как фонд в системе рассматривается и налоговая инспекция, которой переводятся суммы налогов, исчисляемые от общего фонда оплаты труда и сумм подоходного налога.

В расчете участвуют суммы начислений из лицевых счетов за текущий расчетный период.

Рисунок 4 — Реестр для начислений в фонды.

Колонка начислений, Типовая операция, а также формула для расчета проводок конкретного фонда настраивается в подпункте Начисление в фонды, пункта Отчисления в фонды из Формирования справочников.

В режиме формирования проводок работают следующие функциональные клавиши:

F3 — клавиша отсортировать список фондов по кодам или по наименованиям.

Alt-F6 — фильтрация фондов в списке по контексту из названия.

F7,Alt-F7 — поиск нужного фонда по коду, наименованию или контексту из названия.

F9 — печать списка фондов, по которым осуществляется формирование проводок.

F10 — составление проводок по фондам. Так как при больших объемах информация процесс создания проводок может занять довольно продолжительное время, перед его началом появляется запрос.

Буфер проводок.

Пункт дает возможность просмотра и редактирования составленных в предыдущем пункте проводок. Проводки возникающие при составлении Расчетной ведомости с включенным полем Формирование проводок также попадают в реестр подготовленных проводок.