Сущность документооборота. 
Понятие о документообороте, его маршрутах и типах документов

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерском обслуживании с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры. Основные этапы документооборота: составление и оформление документа; принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом); движение документов по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей; передача документа на средства вычислительной техники (иной оргтехники) и их возвращение; передача документов в архив. Правильная организация документооборота требует составлений плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию, обработку, использование для записей в учетные регистры и передачу в архив.

План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. На предприятии должно быть разработано положение об организации документооборота и график документооборота. Данное положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском обслуживании. В нем указываются сроки предоставления документов, пути их движения, ответственные лица. В графике отражается перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, а также указываются конкретные исполнители, их взаимосвязь срок выполнения работ. Контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка подачи в бухгалтерию или на вычислительное устройство необходимых документов и ведомостей является обязательными для всех подразделений и служб предприятия. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. — М., 2001. — с. 32.

Рис. 1. Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации