Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы

Срок командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не сИркутскя времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

Главному бухгалтеру ООО «Лада» Свиридовой А. М. по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25 000 руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010 г. на командировку в Москву на 11 дней в Московский Университет Управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Свиридовой А. М. на 13.01.2010 г. нет.

Для обоснования командировки Свиридовой А. М. имеются следующие документы:

• 1) договор с Московским Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Свиридовой А. М. по 60 часовой программе по теме «Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;
• 2) приказ руководителя № 5 от 12.01.2010 г. (Приложенеи Г) о направлении в командировку Свиридовой А. М. сроком на 11 дней, с 14.01.2010 г. по 27.01.2010 в г. Москва в Московский Университет Управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;
• 3) плановая смета командировочных расходов Свиридовой А. М.: — железнодорожные билеты (туда-обратно) — 2800 руб.,
• — номер в гостинице «Москва» на 9 дней х 1250 руб. в сутки — 11 250 руб.,
• — суточные 11 дней х 900 руб. — 9900 руб.,

Итого: 23 950 рублей;

4) командировочное удостоверение № 01 от 13.01.2010 г. (Приложение Д) Свиридовой А. М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Лада».

Свиридова М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010 г.

Авансовый отчет № 3 об израсходованных средствах Свиридова А. М. предоставила в бухгалтерию 29.01.2010 г. К авансовому отчету приложены следующие документы:

• 1) Авиабилеты Иркутск — Москва и Москва — Иркутск на общую сумму 2800рублей;
• 2) счет № Е-144 от 26.01.2010 г. и счет-фактуру № Сч-144 от 26.01.2010 г. гостиницы «Москва» за 9 дней проживания на общую сумму 11 250 руб.; в том числе НДС — 1716,10 руб.;
• 3) приказ директора Кулакова В. В. № 5 от 12.01.2010 г. на оплату суточных из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;
• 4) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации Московского Университета Управления на имя Свиридовой А. М.;
• 5) командировочное удостоверение Свиридовова А. М., отмеченное в Московском Университете Управления.

Неиспользованная подотчетная сумма в размере 1050 рублей возвращена Свиридовой А. М. по приходному кассовому ордеру № 6 от 29.01.2010 г. (Приложение Е).

Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 4).

Таблица 4.

Журнал регистрации хозяйственных операций.

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2010 г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68 Кредит 19 — 1716,10рублей.

Расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Лада». Соответственно сумма 23 950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст. 261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Свиридовой А. М. (таблица 5):

Таблица 5.

Расчет командировочных расходов.

В нашем случае суточные, выданные Свиридовой А. М., превышают данную норму на 2200р., т. е. 2200×13% = 286 руб.

Дебет 70 Кредит 68 — 286 рублей. — удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Свиридовой А.М.

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид валюты и количество, необходимое для данной командировки.

В бухгалтерском учете организации делается запись:

Дебет 52/3 Кредит 50 — на сумму полученной валюты.