Кто такие организаторы События

Конечно, «работа в команде» — избитое словосочетание. Но правильное. Том Питерс «Представьте себе».

Если вы пришли в этот бизнес, то вы должны быть необычным человеком. Только необычные люди делают необычные фестивали, выдающиеся конференции, потрясающие семинары. Все, кто вызовется к вам примкнуть, придут именно из-за вас.

Закон Притяжения, озвученный Джо Витале в своих книгах и фильме «Секрет» продолжает действовать и в событийном маркетинге.

Только выдающийся человек может создать выдающуюся команду. И только такие люди делают События уникальными. От того, как вы руководите людьми, от того, как вы организуете процессы, зависит конечный успех вашего предприятия. Впрочем, я не об этом…

Прежде чем поделиться опытом о подборе команды, наверняка, есть смысл увидеть весь объем работы. Чтоб было легче увидеть картину в целом, я расписал, как делились обязанности и полномочия в различных проектах, где мне довелось участвовать.

• 1. Руководитель проекта. Общее и оперативное управление проектом с момента начала движения. Определение целей и задач, которые призвано решить Событие. Разработка концепции События. Разработка сценарного плана, общего и конечного бюджета мероприятия. Решение по дизайну События. Координация рекламной кампании. Поиск подрядчиков. Определение списка потенциальных партнеров и VIP-гостей. Решение конфликтных ситуаций. Подбор ведущего. Согласование размера вознаграждения каждого участника.
• 2. Менеджер по техническому обеспечению. Подбор места проведения мероприятия. Световое и звуковое оборудование. Средства мультимедиа, например, экран и проектор, если нужно. Фейерверки, салюты, спецэффекты. Шатры, навесы, генераторы для открытых площадок. Различный инвентарь.
• 3. Менеджер по коммуникациям. Подготовка коммерческого предложения. Переговоры со СМИ, спонсорами. Переговоры и согласования с властями, милицией, пожарной частью (если нужно), скорой помощью. Сопровождение VIP-гостей и артистов. Организация питания для всех категорий участников, в том числе гостей (зрителей).
• 4. Менеджер по рекламе и PR. Определение целевой аудитории гостей праздника. Подготовка пресс-релиза, написание статей, писем в различные инстанции. Регулярное наполнение сайта. Ведение форума на сайте События. Осуществление коммуникации с рекламными агентствами, СМИ, в том числе электронными. Изготовление медиа-презентации События. Подготовка призов, билетов, дипломов, подарков и сувениров. Контроль над фотои видеосъемкой во время мероприятия. Сбор информации по анализу эффективности События.
• 5. Режиссер-постановщик. Разработка окончательной версии сценария. Менеджмент События. Кастинг артистов и творческих коллективов. Организация репетиций. Подготовка треков, минусовок, фонограмм. Выбор DJ и звукорежиссера программы. Режиссура и постановка всей программы. Работа с подрядчиками по оформлению площадки и костюмированию.
• 6. Менеджер по общему обеспечению. Аренда транспорта и планирование маршрутов. Бронирование гостиниц. Осуществление координации и контроля: регистрация, промо-персонал, гардероб, уборка последствий, персонал на сцене, обеспечение туалетами.

Вот в принципе и все люди. Безусловно, многое зависит от размера События. Бывают разные ситуации, мне довелось участвовать в проектах, где было только три организатора и все прошло блестяще. Бывало и наоборот.

Собственно, для этого я и засел за эту книгу, чтоб плохо подготовленных и бездарных событий стало меньше, как можно меньше!!! Особенно мне хотелось бы адресовать это пожелание уважаемым мной MLM-лидерам.

К получившемуся списку команды исполнителей, наверное, стоит добавить еще и бухгалтера с дизайнером. Таких людей, как правило, держат где-нибудь поблизости. Они узкие специалисты и нагружать на них организационные моменты не стоит.

О создании команды под проект написано немало книг и статей. Мнений много. Есть интересные идеи, есть совершенно бесполезные в событийном маркетинге. Поэтому хочу предложить вам инструмент, которым регулярно пользуюсь сам при подборе людей под различные проекты. Это может быть не только наша отрасль. Например, один мой клиент — владелец риэлтерской фирмы, эффективно использует этот вопросник для подбора персонала в своем бизнесе. Понимаете, к чему я клоню?

У вас в руках инструмент для подбора менеджерского звена, который работает практически для любой отрасли! Берите и пользуйтесь.

Вопросник. 6 шагов проведения собеседования.

Один из основных моментов, на который следует обратить внимание, это поведение человека во время собеседования. Именно первая реакция претендента будет определять степень его готовности приступить к делу.

Вопросник построен таким образом, что не требует никаких дополнительных знаний, просто во время постановки тестовых задач смотрите на реакцию. Даже если претендент никогда ранее не решал поставленных задач, но хочет попробовать свои силы и знания в предлагаемой отрасли, то он будет с готовностью подходить к решению. Такой претендент будет думать, искать информацию в интернете, спрашивать у коллег.

Если человек отвечает неохотно, на его лице появляется раздражение или растерянность, значит, к работе он будет относиться недобросовестно. Люди с таким отношением крайне боятся принимать на себя какую-либо ответственность, хотя будут это скрывать (чувство собственной значимости никто не отменял). Они будут говорить, что не знают каких-либо тонкостей, его не научили, как решать ту или иную задачу. И все-таки всячески будут стараться выдать себя за специалиста.

С попытками ввести в заблуждение относительно своего стажа и объема функциональных обязанностей, приходится сталкиваться очень часто. Несколько узкопрофильных вопросов помогают определить действительный уровень компетенции будущего сотрудника.

1. Как решить… какой-либо вопрос? (поставьте заранее подготовленную задачу, связанную с будущей должностью) Претендент начинает отвечать (сразу смотрите на реакцию). Если он говорит о деньгах, которые необходимо заплатить в каких-то инстанциях или каким-то людям, то этот человек, скорее всего, некомпетентен. Он привык решать задачи чужими руками и за чужой счет. Такие люди, как правило, не очень уверены в себе, всего стараются добиться общепринятым путем. Неожиданных, креативных, смелых решений от них не дождаться. Но если претендент начинает говорить о способах решения поставленной задачи, разбивает ее на составные части, анализирует, пытается искать дополнительную информацию, то этот человек представляет для организации интерес.

Претендент, который уверен в себе и в своих силах будет оперировать понятиями, типа: «Я договорюсь», «я узнаю», «я найду решение», «у меня есть знакомые», «я что-нибудь придумаю» и так далее. То есть человек готов решать поставленную задачу, не смотря на сложность.

2. Расскажите, пожалуйста, две истории, как подобные задачи решались вами ранее?

Если человек — специалист, то он приведёт реальные примеры из жизни. Даже если он и не решал подобные задачи, но всё-таки чего-то стоит, то по ходу дела придумает историю и подробно опишет, как он бы её решил. Настоящий специалист точно будет знать, что и как надо делать. Подробности и примеры сами будут сыпаться из него.

Обращаю внимание, не стесняйтесь задавать «назойливые», уточняющие вопросы. Таким образом, можно легко узнать нечестного соискателя. Некоторые кандидаты уверенно ведут разговор и используют общие, но часто ничего не значащие фразы: о солидной компании, крупных проектах, большой ответственности. Но на просьбу описать детали работы (например, количество человек в подразделении, конкретные задачи сотрудников и т. д.) они отвечают сбивчиво.

Сигналами неуверенности, так же служат изменение темпа речи, подмена ответов близкими по содержанию, резкое увеличение числа слов-паразитов и таких выражений, как «в принципе», «в общем», «в целом», «в основном», «довольно», «достаточно». Если претендент после постановки задачи будет вести себя подобным образом, смело скажите ему «до свидания».

3. Какая сумма вам была бы интересна за участие в проекте?

Для определения уровня самооценки и желания зарабатывать (именно зарабатывать, а не работать), важно определить, как человек будет оценивать свой труд. Если в голосе сомнения, а в словах не понятный разбег цифр, то претендент чувствует себя неуверенно. Хорошего тут мало, но и плохого нет. Претендент, который затрудняется оценить свой труд, скорее всего, либо не понимает весь объем работы, либо не уверен в качестве своего труда.

Необходимо подробно описать функциональные обязанности, которые необходимо будет выполнять со всеми плюсами и минусами, а потом еще раз спросить о размере вознаграждения за труд.

Оценить компетентность и приверженность к работе, просто: чем уверенней речь и меньше разбег цифр, тем больше готовности работать. Причем, необходимо обратить внимание на то, как претендент будет говорить о деньгах. Человек, который неуверен в себе, может «ляпнуть» цифру и сам испугаться сказанного. В таком случае, ждите скованности речи, нервного подергивания ногой, смущенного потирания чего-либо на лице. Взгляд периодически будет уходить в сторону или вниз.

Но специалист (или почти специалист) однозначно скажет о размере своего вознаграждения. И если в ответ вы скажете ему, что такой размер оплаты зависит исключительно от его усилий, то реакция должна быть спокойной.

Кроме того, если оценка своего труда, окажется высокой, то пусть подробно объяснит почему. Внимательно слушайте ответ, в этот момент претендент будет описывать себя так, как действительно думает. Возможно, люди с ярко выраженным завышенным самомнением и цинизмом вам не подойдут. Так как такой человек плохо уживется в организации, постоянно будет конфликтовать, утаивать от руководителя информацию.

4. Напишите ещё два варианта решения задачи п. № 1.

Или предложите ему еще пару аналогичных задач для решения в письменном виде. Внимательно смотрите на реакцию. Человек, настроенный на сотрудничество, отнесется к заданию внимательно, с готовностью. Он попросит время подумать (или вы предложите ему сами) и напишет ответ.

Претендент, дошедший до этого пункта, обязательно предложит вам свои схемы решения задач. Даже если схемы будут корявыми, главное, что вам надо — увидеть его готовность взяться за дело и творчески подойти к процессу решения. Он должен точно знать, что и как надо делать.

Если вы увидите в реакции претендента смущение, отсутствие желания что-либо делать, небрежность или некоторую вальяжность — это повод задуматься. Возможно, ваш претендент — «спринтер с коротким дыханием». Он пытается все задачи своей жизни решить «нахрапом» и, если не получится, легко может бросить любое дело на середине. Такие люди трудолюбивы только под настроение. Когда нет настроения — нет работы. Он будет сидеть целыми днями в офисе пить чай-кофе и жаловаться на жизнь или того хуже на свое руководство. Люди с такими характеристиками, увы, не настроены на методичное достижение целей, обучение и самосовершенствование. Хотя среди них попадаются настоящие «звезды» с точки зрения результативности.

Руководитель проекта должен сам решить, брать такого человека или нет, в любом случае, ленивые сотрудники не делают чести организации.

5. Нарисуйте схему побед и неудач при решении этого вопроса.

Претендент должен знать весь ход событий по поставленной задаче. Пусть сначала последовательно пропишет ход событий. Потом по каждому событию расскажет, как он будет действовать. Попросите его подробно описать, как он будет действовать, если одно из событийных звеньев вдруг даст сбой. Специалист должен быть готов к возможным осложнениям. Претендент может заранее просчитать, как действовать, если на каком-то этапе его постигнет неудача. Кроме того, если он не страшится неудач, значит, человек готов доводить дело до конца. Следовательно, претендент — человек, ориентированный на результат. Такие люди рано или поздно обязательно приносят победу. Потому что видят пути к ней. Кроме того, он увидит сам и покажет вам весь механизм прохождения этапов выполнения задачи.

Но, если претендент, увидев собственную недописанную до финала схему, попадает в ступор, начинает напрягаться, смущается, слишком долго думает, начинает тщательно подбирать слова или запинаться, смело прощайтесь с ним… Если в один прекрасный день не хотите самостоятельно завершать начатую работу .

6. Каких людей вы могли бы привлечь для решения задачи?

Претендент, если он человек компетентный, обязательно знает специалистов или людей из смежных областей. Он охотно поделиться с вами своим кругом знакомств и связей. Расскажет, кого сам может привлечь к себе в помощь.

Подчас такие люди, обладающие большим кругом знакомств, бывают неоценимыми сотрудниками. Они могут решать не только свои задачи, но и задачи своих коллег. Они объективно оценивают себя и специалистов, с которыми общаются. Кроме того, претендент, если он самодостаточный человек, никогда не будет скрывать, кого и в какой области он знает. Чем лучше и «выше» знакомства, тем больше он подходит для ответственной работы. Кроме того, вы сможете точно узнать, как ещё можно задействовать этого человека в рамках своего проекта.

Если претендент растеряется и начнет ссылаться на то, что помощь ему должна оказывать компания, значит, ему не на кого положится. Никто и никогда не станет поддерживать ненадежного, не настроенного на высокий результат человека. Таким людям говорят «нет» и они, соглашаясь, уходят восвояси. Увы, им не место в больших проектах.

Вывод. Логичное завершение собеседования — оглашение его итогов, пусть предварительных. К сожалению, именно этот момент руководители проектов часто упускают, ограничившись сухим: «Мы вам позвоним». Подобный финал и последующее долгое молчание толкает претендента на дальнейшие, порой успешные поиски. Поэтому в конце беседы необходимо высказать сложившееся мнение или договориться о дальнейшем взаимодействии.

Я дописал эту главу и подумал, что многие из вас могут полениться использовать этот инструмент. Не знаю, нужно ли в такой книге описывать подробности подбора персонала, большинство Событий делаются, как правило, просто со знакомыми людьми. Выбирать вам. Только собирать команду рано или поздно все равно придется, а значит, вы будете знать, как это сделать.