Подходы к управлению наличными запасами

Подход к управлению запасами предполагает необходимость предварительного решения ряда имеющих большую практическую важность проблем. К ним относятся:

• 1 установление необходимой степени детализации запасов. Часто число наименований ресурсов, проходящих через склад, настолько велико, что осуществлять контроль запасов каждого наименования в отдельности не имеет смысла: это слишком трудоемкая и дорогостоящая задача. Поэтому запасы разных ресурсов объединяются в группы по тому или иному признаку. Необходимо выбрать такой оптимальный уровень детализации запасов, который минимизирует затраты и потери от хранения.
• 2 классификация запасов с целью выделения наиболее и наименее важных для контроля наименований. Для такой классификации обычно используется метод, называемый АВС-анализ. Первый шаг в АВС-анализедля каждой позиции запасов нужно определить «стоимость годовой потребности». Она высчитывается умножением размера годового потребления запасов данной позиции на стоимость единицы этого вида запасов. Затем необходимо ранжировать все позиции согласно их СГП. Позиция с самой высокой СГП записывается первой, со второй по величине СГП — второй и т. д. Такой метод трактовки данных известен как анализ Парето. Назовем позиции с наивысшей СГП группой «А», с более низкой СГП — группой «В» и с самой низкой СГП — группой «С». Запас группы «А» составляет только 5−10% от общего числа наименований, но он дает 70−80% общей СГП. Запас группы «В» — это тот запас, на который приходится средняя величина годового объема складирования. Эти наименования могут составить около 20% от их общего числа и 15−20% общего объема складирования. Запасы группы «С» составляют примерно 5% годового объема складирования, но 70−80% наименований от их общего числа. Политика, базирующаяся на итогах АВС-анализа, состоит в следующем:
  • а) прогнозирование потребности в ресурсах группы «А» должно выполняться более тщательно, чем остальных групп;
  • б) скупки ресурсов группы «А» у более надежных поставщиков, чем группы «С»;
  • в) ресурсы группы «А» в противоположность группам «В» и «С» должны подвергаться более тщательному контролю при складировании и по возможности размещаться в наиболее надежных местах;
  • г) точность учета изделий группы «А» должна быть выше и должна подвергаться более частым проверкам.

АВС-анализ обеспечивает более тщательное прогнозирование, физический контроль, надежность поставок и максимальную надежность учета, и сохранность наиболее значимых ресурсов. 2 стр.15].

• 3 решения по поддержанию необходимой точности учета и оценки запасов. Для эффективного учета запасов необходимо получать следующую информацию:
  • — подробности движения запасов — поступление, расход и остаток;
  • — записи о заказах, невыполненных поставщиками, и подобные записи о неполных поставках покупателям;
  • — расположение каждой позиции запаса;

сроки хранения данного запаса;

— подробности о поставках, включающие срок поставки и размеры запасов.

На основе этой информации необходимо вести два вида записей о запасах:

• -текущие записи — показывают движение каждой позиции запаса. Все запасы группы «А» обычно требуют текущих записей;
• -периодические записи — ведутся периодически, ежедневно, еженедельно или даже ежемесячно, чтобы показать накопленные изменения в каждой позиции запаса. Такие записи применимы для запасов групп «В» и «С».

Существует две системы ведения записей о запасах: ручная и компьютеризированная. Основа любой ручной системы — это серия карточек запасов, которые содержат необходимую информацию. Карточки запасов должны быть пронумерованы и подшиты согласно своим номерам. Эти карточки могут использоваться двумя путями:

• — карточка ведется для каждой позиции запасов, и все движение запасов записывается на нее; когда карточка полностью заполнена, она заменяется новой, на которой записывается остаток со старой карточки;
• — для каждой единицы запасов заводится отдельная карточка. Когда эта единица продана, карточка удаляется. Это применимо для ценных единиц запаса.

Компьютеризированный контроль запасов дает много преимуществ:

• а) быстрое составление отчетов;
• б) уменьшение трудовых затрат и, следовательно, стоимости;
• в) возможность составлять «выборочные отчеты», в которых показаны только области, где требуются немедленные действия;
• г) возможность делать большое количество отчетов на основании одних и тех же данных;
• д) уверенность в том, что все отчеты математически правильны;
• е) возможность использовать режим корректирования ошибок, который препятствует введению неправильных цифр. [2 стр. 22]

При этой системе вместо карточек запасов используется дисплей и клавиатура для просмотра и ввода данных, а отчеты будут печататься периодически на принтерах. Независимо от используемой системы ведения записей о запасах карточки должны содержать следующую информацию:

• — даты всех передвижений запасов — необходимы для выявления медленно движущихся запасов, даты последней продажи и даты последней закупки заказа и т. д.;
• — ссылочные коды — для заказов на покупку, для простановки номера на счет, для производственного заказа и для складских заявок;
• — заказанное количество — дает подтверждение того, что запасы заказаны, и отмечает дату заказа;
• — заказ, не выполненный до определенного срока — обеспечивает совокупную запись о невыполненных заказах на покупку, необходимую и для финансовых документов и для ускорения поставки;
• — приход — запись обо всех поступлениях запасов;
• — расход-запись о расходовании запасов. Она также может использоваться для списания запасов, т. е. при разнице между записями о запасах и их реальном количестве;
• — остаток — текущий остаток запасов согласно записям;
• — физический запас — остаток запаса согласно периодической инвентаризации. Все запасы должны пересчитываться хотя бы ежегодно, но при хорошем контроле нужно проверять запасы регулярно;
• — запись о потреблении — показывает все закупки за 12 месяцев. Это полезно для прогнозирования продажи или покупки и др. статистических анализов;
• — объем заказа — показывает обычный объем заказа. Когда запас заканчивается, этот объем будет заказан снова;
• — поставщики — имена и телефоны трех поставщиков для ускорения размещения заказа;
• — цена продажи — последняя цена реализации. Используется при проверке маркировки запасов и переоценке;
• — цена покупки — показывает последнюю цену закупки. Используется при проверке валовой прибыли и стоимости запасов в конце периода;
• — местоположение — показывает, где расположен запас для более легкого его нахождения. Далее карточки группируются в текущие ведомости, на основании которых ведется дальнейший синтетический учет запасов.

Существуют два основных метода оценки запасов в денежном выражении:

Метод ФИФО предполагает, что старые запасы используются раньше новых, и подходит для случаев, когда запасы разделены, их можно легко отличить, и тогда самый старый запас используется в первую очередь. Этот метод используется, когда большое значение приобретает контроль качества, и партии исходного материала должны быть использованы до истечения срока годности.

Метод ЛИФО предполагает, что новые запасы используются раньше старых, и применяется в случаях, когда поставка новых запасов препятствует использованию старых либо когда необходимо списать большую сумму на себестоимость. Однако этот метод не имеет широкого распространения.

Очень редко применяется метод средней цены. Здесь предполагается, что запасы оцениваются по средней цене всех поставок. Нужно отметить, что эти методы помогают оценить запасы, но не отражают их реальное движение. [4 стр.8].

4 определение периодичности инвентаризации запасов. Правильность учетных записей должна периодически подтверждаться инвентаризацией. В ходе процедуры инвентаризации подсчитывается количество единиц ресурса каждого наименования, результаты сравниваются с данными текущего учета, которые подтверждаются или нет, а установленные неточности документируются. Причины выявленных отклонений затем анализируются, а соответствующая корректировка вводится в учетные данные. Для проведения таких работ привлекается много высококвалифицированного персонала и необходимого оборудования, которые в этот период не могут быть использованы, но своему прямому назначению.

Более целесообразна организация проведения инвентаризаций, опирающаяся на классификацию запасов, полученную в результате АВС-анализа. В соответствии с этим подходом:

Ресурсы, отнесенные к группе «А», подвергаются проверке чаще всего, например, один раз в месяц;

Ресурсы группы «В» подлежат инвентаризации реже, например, один раз в квартал;

Ресурсы группы «С» могут проверяться каждые 6−12 месяцев.

Такая инвентаризация дает следующие преимущества:

• 1 предохраняет от перебоев в удовлетворении производственной потребности в ресурсах;
• 2 снимает необходимость единовременной ежегодной корректировки запасов; наличный запас логистический фиксированный
• 3 обеспечивает возможность персоналу точно оценивать запасы;
• 4 выявляет причины ошибок и определяет меры по их устранению;
• 5 делает равномерной и постоянной работу специального персонала, занятого в инвентаризации. [2 стр. 58]