Контроль в управлении организацией

Понятие и сущность контроля

Управленческий контроль — это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Выделяют две основные функции контроля — предупреждение возникновения кризисных ситуаций и поддержание успеха.

Первая из этих функций призвана выявить проблемы и дать возможность скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Вторая из названных функций состоит в активной поддержке того, что является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.

Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Цель контроля — предотвращение ошибок.

Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами:

• — на выполнении управленческих решений сказывается изменение внешней среды организации. Это изменение может сделать вполне реальные в момент их принятия планы недостижимыми в процессе их реализации в силу изменения законов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и. Для того, чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и их влияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности;
• — функционирование самой организации, ее структура меняется и в ходе выполнения управленческого решения может выясниться, что эта структура или другие внутренние переменные организации перестали соответствовать задачам достижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля;
• — решения выполняют люди, которые не могут быть с абсолютной точностью запрограммированы на определенные действия. Их деятельность также нуждается в контроле.

Объектом контроля являются:

• — средства и предметы труда;
• — персонал;
• — производственные и управленческие процессы.

Для осуществления контроля необходимо:

• — наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;
• — наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы.

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

• 1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля «Controlling» или частные проверки).
• 2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления).
• 3. Планирование проверки:
  • — объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели);
  • — проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);
  • — субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);
  • — методы контроля;
  • — объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);
  • — сроки и продолжительность проверок;
  • — последовательность, методики и допуски проверок.
• 4. Определение значений действительных и предписанных.
• 5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка).
• 6. Выработка решения, определение его веса.
• 7. Документирование решения.
• 8. Метапроверка (проверка проверки).
• 9. Сообщение решения (устное, письменный отчет).
• 10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления).

Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.