Номенклатура дел, методика ее составления и применения в практической деятельности

Основные понятия главы

ГОСТ Р 7.0.8−2013 определяет следующие понятия.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Электронное дело — электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

Индекс дела — цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Номенклатура дел

В деятельности любой организации оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно группировать их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре, — это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Основных правилах работы ведомственных архивов, Основных правилах ведения архивов организаций, Государственной системе документационного обеспечения управления.

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

• — вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;
• — формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
• — вести индексацию дел;
• — составлять описи при сдаче в архив документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• — вести учет в архиве документов временного хранения (до 10 лет).