Отметка о копии документа

Все документы делятся в зависимости от юридической значимости на:

подлинники;

копии;

заверенные копии;

дубликаты;

выписки.

Подлинник — первый или единственный экземпляр документа, подписанный автором или должностным лицом и имеющий юридическую силу.

Копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и имеющий юридическую силу. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т. д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т. п.).

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется от поля без абзацного отступа.

Дубликат — повторный экземпляр подписанного документа, имеющий юридическую силу. Оформляется в случае утраты или потери документа.

Выписка — копия части документа.

Выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

При оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слова «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Кроме того, на выписке указывается регистрационный номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

На современных документах отметка о заверении копии выглядит так:

Верно Инспектор службы кадров Т. С. Левченко.

06.04.2012 3.7.

Отметка о заверении копии на документах начала ХХ века отсутствует. Однако само слово «Копия» на копии документа на них проставлено, в правом верхнем углу, как это делают и сейчас (Приложение 20).