Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Учет материалов на складе ведет заведующий складом (кладовщик). Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. По установленной форме с кладовщиком заключают типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.

Учет движения и остатков материалов кладовщик ведет в карточках складского учета. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому складской учет называют сортовым и осуществляют его только в натуральном выражении.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. В результате склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение складского учета материалов допускается также в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

Первичные документы сдают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты сдаются по мере использования лимита. В конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.

Поступившие со склада первичные документы по движению материалов в бухгалтерии подвергают проверке, а затем таксированию по твердым учетным ценам. После этого они служат основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета.

В бухгалтерии некоторых организаций открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых на основании первичных документов записывают операции по поступлению и расходу материалов. От карточек складского учета эти карточки отличаются лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.

Некоторые организации приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

При данном варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек. Но и в этом случае учет остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При этом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а в качестве регистров аналитического учета использует карточки складского учета, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность записей, сделанных кладовщиком в карточках складского учета, и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом (в отдельных случаях работник бухгалтерии) переносит количественные данные об остатках на 1 -е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в ведомость учета остатков материалов (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков материалов передают в бухгалтерию, где эти остатки таксируют по твердым учетным ценам и выводят итоги по учетным группам материалов и в целом по складу. Данные ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков материалов и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов особенно эффективен в условиях ручной обработки учетных данных. Однако целесообразнее использовать ПК, позволяющие совместить аналитический и синтетический учет.

Обратим внимание на особенности учета расхода материалов для целей налогообложения.

В соответствии с п. 5 ст. 254 НК РФ к материальным расходам для целей налогообложения приравнены:

• — расходы на рекультивацию земель и иные природоохранные мероприятия, кроме связанных с освоением природных ресурсов;
• — потери от недостачи и порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли;
• — технологические потери при производстве и транспортировке;
• — расходы на горно-подготовительные работы при добыче полезных ископаемых по эксплуатационным вскрышным работам на карьерах и нарезным работам при подземных разработках в пределах горного отвода горнорудных предприятий.