Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации. 
Найти информацию

Понятия «архивный документ» и «архив»

Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ — это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способах на любых носителях. Это определение взято из Словаря современной архивной терминологии социалистических стран.

Есть и другие трактовки понятия документ, например, в ГОСТ 16 487–83 «Документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней появится надпись «Здесь был Вася» — это уже документ, призванный пронести имя Вася сквозь века. Историкам известно немало случаев, когда настенные или даже наскальные надписи становились ценным источником по истории культуры народов.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Документ — это зафиксированная на материальном носителе путем информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Архивный документ — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве. 6].

Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. arhivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII века, например, в Генеральном регламенте 1720 года: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются». 2].

В XVIII веке слово архив (ж.р. — архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждение, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII века архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX веке термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова»; «Архив графов Мордвиновых»; «Русский архив». Кроме того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т. е. архивохранилище. В Словаре современной архивной терминологии социалистических стран была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16 487–83 запрещал употреблять термин личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современной трактовке архив — это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. 3].

Государственные архивы — это учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Ведомственные архивы — структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передаются на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.