Основные понятия системы кадрового делопроизводства и принципы ее формирования

Развитие современного общества диктует новые правила и аспекты поведения субъектов социальной среды, их взаимоотношений и взаимодействий. Одним из параметров оценки функционирования субъекта в социуме является его трудовая деятельность, профессиональная занятость в той или иной сфере, реализация как специалиста определенной области деятельности. Трудовые отношения становятся сегодня системой взаимосвязанных показателей, как на уровне финансового материала, так и в плане нормативного и документационного обеспечения. Современное трудовое законодательство РФ подчеркнуло большую роль кадровой документации в системе общественных отношений, придав ей статус правовых документов. Кадровую документацию теперь приходится вести всем работодателям, независимо от формы организации и численности трудового коллектива.

Отметим здесь, что Трудовой кодекс РФ к числу основных задач трудового законодательства относит создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), ст. 1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Таким образом, Трудовой кодекс указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), ст. 2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, «в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов; наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией» Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. URL: http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013).

По мнению автора учебного пособия для специалистов в области кадров А. Л. Комышева, кадровая документация — это «совокупность взаимосвязанных документов, используемых кадровой службой организации» Комышев А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. М.: Издательство «Дело и сервис», 2008. С. 23.

С.И. Сербинский, преподаватель дисциплины «Управление персоналом», приводит такое определение кадровой документации: это «документы, регламентирующие задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных сотрудников организации; содержат методы и правила выполнения обязанностей работников, а также нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда» Сербинский С. И. Управление персоналом. Учебное пособие/Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. М.: «Издательство Приор», 2009. С. 287.

Кадровая документация представляет собой «комплекс документации, обеспечивающий планирование (плановые расчеты по численности, оплате труда и т. п.), сбор статистических данных о персонале (сведения о численности, балансе рабочего времени, производительности труда), социальную гарантию (пенсии, пособия, льготы) и организацию деятельности персонала в целом на предприятии» Печникова Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. С. 103.

Иными словами кадровая документация является, по сути, системой документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Отметим, что кадровая документация — это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

В соответствии с Государственным стандартом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51 141−98», устанавливающим термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела, «делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Глава 2 [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l (дата обращения: 24.01.2013).

Исходя из этого, еще раз подчеркнем, что в соответствии с данным определением кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Свободная энциклопедия «Википедия» отмечает, что кадровое делопроизводство — это «деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами» Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]: Свободная энциклопедия Википедия. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Кадровое делопроизводство (дата обращения: 24.01.2013). Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Актуальным при рассмотрении данной темы является определение понятия «документ» и представление классификации кадровых документов организации.

Свободная энциклопедия «Википедия» трактует понятие документа как «материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве» Документ [Электронный ресурс]: Свободная энциклопедия Википедия. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Документ (дата обращения: 24.01.2013).

В учебнике «Налоговое право» определяется, что в делопроизводстве документ представляет собой «средство фиксации в письменном виде сведений о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» Гуреев В. И. Налоговое право. М.: Экономика, 2009. С. 108.

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Глава 2 [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l (дата обращения: 24.01.2013).

Таким образом, в соответствии с вышеперечисленными определениями документ представляет собой «объект, содержащий и передающий информацию».

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что «любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя» Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. URL: http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013). Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель либо работник может доказать свою правоту в суде.

Таким образом, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач Семенихин В. В. Кадровый документооборот. М.: Эксмо, 2010. С. 242−243 [Электронный ресурс]. URL: http://www.litres.ru/vitaliy-semenihin/kadrovyy-dokumentooborot/ (дата обращения: 24.01.2013):

• — документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
• — построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
• — регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
• — создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя;
• — разрешить трудовые споры.

Существует множество классификаций кадровой документации. В данной работе мы приведем некоторые основания для выделения видов кадровых документов Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. URL: http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013), которые более подробно будут рассмотрены нами в следующем параграфе.

Систему кадровой документации в практической деятельности принято классифицировать по различным признакам:

1) По целевой принадлежности ;

а. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие.

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

б. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).

В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011−93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» «ОК 011−93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 24.05.2012) …, введение [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

2) По основным кадровым процедурам ;

а. Документация по приему на работу:

• — заявление о приеме на работу;
• — контракт о назначении на должность;
• — приказ о приеме на работу;
• — протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

б. Документация по переводу на другую работу:

• — заявление о переводе на другую работу;
• — представление о переводе на другую работу;
• — приказ о переводе на другую работу.

в. Документация по увольнению с работы:

• — заявление об увольнении;
• — приказ об увольнении;
• — протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

г. Документация по оформлению отпусков:

• — график отпусков;
• — заявление о предоставлении отпуска;
• — приказ о предоставлении отпуска.

д. Документация по оформлению поощрений:

• — представление о поощрении;
• — приказ о поощрении;
• — протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

е. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

• — докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• — объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• — приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
• — протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
• 3) По функциональному назначению —

а. Организационно-правовая документация:

• — правила внутреннего трудового распорядка;
• — штатное расписание;
• — положение о структурном подразделении;
• — график отпусков;
• — должностные инструкции.

б. Персональная документация:

• — трудовая книжка;
• — личное дело;
• — личная карточка работника.

в. Договорная документация:

• — коллективный договор (соглашение);
• — трудовой договор.

г. Распорядительная документация:

— приказы по личному составу.

д. Учетная кадровая документация:

• — учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;
• — документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

е. Информационно-справочная документация.

Помимо представленных видов документов кадровой службы в общую систему кадровой документации можно включить переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

В основе формирования системы кадрового делопроизводства лежат определенные принципы и параметры, которые определяют успешность функционирования кадрового документооборота и создания кадровой документации. К данным принципам можно отнести следующие:

— принцип нормативно-правового обязательства.

Кадровая служба основывается в своей деятельности на принятых на территории РФ, а также в субъектах федерации нормативно-правовых актах и регулирует систему делопроизводства согласно методическим рекомендациям государственного или местного масштаба. Это позволяет, в первую очередь, создать систему законодательно регулируемого делопроизводства, избежать сложностей в доказательно-правовом плане.

— принцип «местного» делопроизводства.

Предполагается, что кадровая документация создается на базе общегосударственных параметров, но с учетом особенностей организации и принятых в ней, традиционных норм оформления документов.

— принцип системности кадрового делопроизводства.

Кадровая документация создается с учетом принятой в организации номенклатуры (или перечня) дел кадровой службы. Оформление кадрового документа проходит все необходимые стадии создания: от побудительного действия, на основании которого создается определенный документ, до сдачи документа в архив.

— принцип нормативного оформления.

В основе оформления документа кадровой службы лежит принцип нормативности: создание определенного текста предполагает наличие обязательных реквизитов, перечень которых закреплен законодательно за определенным видом документа.

В связи с рассмотрением данного принципа остановимся на определении понятия «реквизит», как еще одного значимого термина для описания системы кадрового делопроизводства. Данный термин применим в отношении требований к оформлению документов, в том числе и кадровой службы.

Правила оформления документов, входящих в систему кадровой документации определены, как у отмечалось нами ранее, ГОСТом Р 6.30−2003. Этим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30−2003. Государственный стандарт Российской …), глава 2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

По определению, приведенному в п. 39 ГОСТ Р 51 141−98, реквизит документа представляет собой «обязательный элемент оформления официального документа» ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, глава 2 [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l= (дата обращения: 24.01.2013).

ГОСТ Р 6.30−2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30−2003. Государственный стандарт Российской …), глава 2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013):

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07 — код формы документа;
• 08 — наименование организации;
• 09 — справочные данные об организации;
• 10 — наименование вида документа;
• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15 — адресат;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 17 — резолюция;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст документа;
• 21 — отметка о наличии приложения;
• 22 — подпись;
• 23 — гриф согласования документа;
• 24 — визы согласования документа;
• 25 — оттиск печати;
• 26 — отметка о заверении копии;
• 27 — отметка об исполнителе;
• 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Более подробно оформление кадровой документации и использование реквизитов в составе определенных документов мы рассмотрим в следующем параграфе.

Таким образом, основными понятиями, определяющими функционирование кадровой службы, являются: кадровая документация, кадровое делопроизводство и кадровый документооборот. Данные понятия входят в системы более широких определений, таких как делопроизводство и документооборот в структуре организации, основываются на нормированности базового оборота документов предприятия и особенностях кадровой деятельности.