Приемка и обработка документов. 
Правила и сроки хранения первичной бухгалтерской документации

Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;

полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т. е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

получена доплатная корреспонденция;

полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует.

Сроки хранения бух. документов Сроки хранения отдельных документов:

• — Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):
  • а) сводная годовая (консолидированная) — хранится постоянно (далее — пост. (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов — не менее 10 лет)).
  • б) годовая — пост.
  • в) квартальная — 5 лет, при отсутствии годовой — пост.
• — Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам — пост.
• — Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним — пост.
• — Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — 5 лет.
• — Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) — 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
• — Счета-фактуры — 4 года.
• — Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах — пост.
• — Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов — 5 лет.
• — Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов — 75 лет.
• — Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения — пост.