Организация работы с документами

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

• • порядок, этапы и основные процедуры организации работы с документами;
• • этапы движения документов в организации в процессе документооборота и порядок их регистрации;
• • правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• • особенности работы с кадровыми документами, с обращениями граждан;

уметь

• • организовать документопотоки в системе документооборота, маршруты движения документов в организации, подготовку дел к передаче в архив;
• • регистрировать документы в организации;
• • организовывать работу с входящими и исходящими документами;
• • подготавливать документы к передаче на хранение в архив;

владеть

• • методикой составления номенклатуры дел;
• • навыками формирования и оформления дела, описи дел.

Правильный подход заключается в разработке отдельных простых процессов с последующим их объединением, а не в построении единого громоздкого процесса.

Билл Гейтс

Организация работы с документами — важнейшая составная часть делопроизводства в цепочке «создание/поступление документа — исполнение/отправление документа — хранение документа». Этот этап работы с документами во многом предопределяет эффективность деятельности аппарата, обеспечивая рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.