Оценка рациональности использования времени

Когда собраны фактические данные об использовании рабочего времени, можно выделить различные виды работ (характерные для данной должности) и определить их удельный вес к общим затратам. Например, можно установить, сколько времени тратится:

• • на получение необходимой информации;
• • распределение заданий и передачу полномочий по контролю их выполнения;
• • советы и помощь подчиненным;
• • подготовку докладов (официальных и неофициальных) руководству;
• • разрешение проблем, возникающих у подчиненных;
• • прочие вопросы, не поддающиеся классификации.

Кроме того, можно определить, сколько времени тратится на решение повторяющихся задач и сколько на одноразовые, решающие действия. Оценивая одноразовые задачи, можно избегать ошибок, учитывать причины успехов и неудач. Анализ каждодневной повторяющейся работы поможет найти добавочное время для повышения квалификации за счет передачи части обязанностей подчиненным. В последнее время при разработке режимов труда менеджеров больше внимания уделяется выделению времени для самостоятельной работы. На некоторых предприятиях первая половина рабочего дня руководителей освобождается от текущих мероприятий; они могут заниматься изучением финансовой и производственной документации, разработкой стратегии.

Анализ показывает, что менеджеры всех рангов четверть рабочего времени совещаются, а у руководителей высшего уровня заседания и совещания отнимают почти половину времени.

Основной причиной расточительства времени является неспособность правильно оценить ситуацию, отделить главные задачи от второстепенных и установить реальные сроки исполнения. Руководители всех рангов должны постоянно иметь перечень первоочередных задач, разделенных на три категории: требующие срочного решения, решения в обычные сроки и решения по мере возможного. Необходимым условием для руководителя является неукоснительное соблюдение сроков, им же установленных.

Одним из эффективных способов экономии рабочего времени является ограничение так называемой политики открытых дверей. Часто встречаются менеджеры, двери которых постоянно открыты для подчиненных, к ним идут консультироваться по любому вопросу, что ведет к нерациональному использованию рабочего времени. Следует придерживаться правила: двери открыты для обсуждения неотложных проблем, а с текущими вопросами обращаться только в установленные часы приема.

Количество посещений может быть сокращено, если подчиненные усвоят, что при каждом посещении руководитель спросит у них в чем суть проблемы, какие препятствия на пути решения, что конкретно они предлагают и почему.

В этих вопросах заложены здравые управленческие суждения:

• • они заставляют думать каждого, кто ставит или формулирует какой-либо вопрос;
• • побуждают человека к принятию ответственности за действия и результаты;
• • способствуют передаче части своих полномочий подчиненному, так как он, предлагая решение, в действительности просит права принятия самостоятельных решений, касающихся его работы;
• • порождают чувство коллективизма. Подчиненный, обращаясь к руководителю, предоставляет ему всю необходимую информацию, основываясь на которой, руководитель может принять разумное решение.