Характеристика служебной переписки

Требования к официально-деловой переписке

При оформлении и составлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

• — письма оформляются на специальных бланках и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• — письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
• — независимо от содержания, письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• — содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

Для электронных документов (ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»):

• — документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;
• — юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;
• — юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

К реквизитам делового письма относятся:

• — государственный герб Российской Федерации;
• — герб субъекта Российской Федерации;
• — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• — наименование организации;
• — справочные данные об организации;
• — дата документа;
• — регистрационный номер документа;
• — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• — адресат;
• — заголовок к тексту;
• — текст документа;
• — отметка о наличии приложения;
• — подпись;
• — оттиск печати;
• — отметка об исполнителе;
• — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Письма оформляют в двух экземплярах:

• — первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату;
• — а второй — направляют в дело.

Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований: в письмах должна присутствовать ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.