Контроль исполнения документов

Контроль своевременного и качественного исполнения документов является составной частью функции менеджмента. Его осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Например, в законе города Москвы «Об обращениях граждан» № 25 от 28 июня 1997 г. в статье 8 установлены типовые сроки рассмотрения обращений граждан: «Решения по обращениям граждан принимаются… в срок до одного месяца со дня их поступления и регистрации». «Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки — до 15 дней со дня их поступления…».

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — руководителем, который их установил. Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Контроль исполнения включает:

• * постановку документа на контроль;
• * проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• * проверку и регулирование хода исполнения;
• * учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

При организации контроля исполнения используются регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

• — формирование картотеки контролируемых документов;
• — направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
• — выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);
• — напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• — получение информации о ходе и результатах исполнения;
• — запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• — регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• — сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
• — снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• — формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, в следующем порядке: заданий последующих лет — ежеквартально; заданий последующих месяцев текущего года — ежемесячно; заданий текущего месяца — каждые десять дней, а в последнюю декаду — за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т. е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (см. реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины. Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины разрабатывается самой организацией.