Основные понятия в сфере документационного обеспечения управления

Понятие — термин — дефиниция

Основу любой научной дисциплины составляют понятия — представления об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Формирование понятий — результат познания, исследования предметной области, изучения закономерностей и тенденций ее развития. Всякое понятие представляет собой абстракцию — мысленное отвлечение от ряда свойств изучаемых предметов и явлений, выступающих как маловажные, и вычленение наиболее значимых, существенных их сторон, раскрывающих сущность предметов и явлений. Понятия не статичны, они постоянно изменяются. По мере углубления представлений о предметной области понятия совершенствуются, старые понятия уточняются, возникают новые, часть понятий перестает адекватно отражать содержание реалий и переходит в разряд малоупотребительных. Таким образом, с развитием науки происходит приближение понятий к действительности.

Понятия выражают себя в словах. Именно слова связывают понятие с предметом или явлением. Эта связь осуществляется через значение слова. Значение показывает, что мы вкладываем в то или иное понятие, какие представления связываем с ним.

Научные понятия обозначаются специальными словами — терминами. Термины составляют основу научного языка. Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Термин не называет понятие, как обычное слово, а понятие приписывается термину, придается ему. В этой разнице усматривается известная конвенциональность термина, состоящая в том, что ученые или специалисты в той или иной области договариваются, что понимать, какое понятие вкладывать в тот или иной термин. Из этого следует, что содержание понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефиницию — краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т. е. его содержание и границы. Поэтому всегда, когда речь идет о терминах, мы должны иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его существо, содержание раскрывает определение.

Термины обладают рядом особенностей, к числу которых относятся:

• • системность термина — термин всегда связан с другими терминами данной предметной области;
• • большинство терминов имеет дефиницию — определение;
• • моносемичность — однозначность термина в пределах одной предметной области, одной научной дисциплины или сферы профессиональной деятельности;
• • отсутствие экспрессии;
• • стилистическая нейтральность.

В отличие от общелитературного, язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для такой области деятельности, как документационное обеспечение управления, это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

Термины конкретной области знания или деятельности составляют отдельную терминосистему (или терминологию).

Терминология документоведения включает термины документационного обеспечения управления, обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их передачи, получения, систематизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами.

Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8−2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который введен в действие взамен действующего с 1998 г. ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст с 1 марта 2014 года.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

Ряд понятий в области создания документов также содержит Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».