Порядок хранения документов на машинных носителях
На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие. Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом… Читать ещё >
Порядок хранения документов на машинных носителях (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.
На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие.
Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.
Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.