Характеристика персонала организации

Общая численность персонала предприятия составляет 2800 человек. Из них — 224 женщины, остальные — мужчины.

Таким образом, на предприятии работает 8% женщин и 92% мужчин.

В организации работают 1600 человек — в возрасте 45−60 лет, 1000 человек — в возрасте от 22−27 лет, 200 человек — в возрасте 20−30 лет.

Итак, 57% сотрудников предприятия — в возрасте от 45−60 лет, 36% сотрудников — 22−27 лет, 7% сотрудников — 20−30 лет. 70% персонала имеют высшее образование, 30% имеют среднее техническое. 44% сотрудника имеют стаж работы на предприятии 7−8 лет, 30% имеют стаж работы на предприятии 5−7 лет, 26% имеют стаж 0−5 лет.

57% имеют общий стаж работы 20−40 лет, 36% имеют общий стаж 2−8 лет, 7% имеют общий стаж 10−15 лет.

Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

Документооборот и делопроизводство в исполнительном аппарате и филиалах Общества осуществляется в едином информационном пространстве.

Автоматизированная система управленческого документооборота (АСУД) входит в состав приоритетного комплекса КИСУ ОАО «ФСК ЕЭС» и предназначена для комплексной автоматизации служб документационного обеспечения управления ОАО «ФСК ЕЭС» (включая филиалы ФСК ЕЭС — МЭС) в части обработки управленческой документации, а именно процессов создания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и рассылки управленческих документов, а также контроля исполнения связанных с ними резолюций и поручений. При этом под управленческими документами понимаются входящие, исходящие, внутренние распорядительные и внутренние информационно-справочные документы.

По видам автоматизированных комплексов система относится к многофункциональным программно-техническим комплексам для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации разными специалистами.

Основные функции, реализованные в АСУД, перечислены ниже.

Создание документов. В АСУД можно создавать документы одним из следующих способов: с помощью хранимых в АСУД шаблонов (с использованием традиционных офисных приложений).

Коллективная разработка документов (рецензирование). На стадии разработки документа обеспечиваются следующие функциональные возможности, связанные с рецензированием документов: формирование списка рецензентов черновика; ввод в систему замечаний от рецензентов; ввод в систему версий документа рецензентами; ведение пометок об исправлении замечаний. Проверка оформления документов. Система обеспечивает возможности для делопроизводителя по проверке соответствия документов корпоративным стандартам. Согласование документов. Система обеспечивает следующие основные возможности по согласованию документов: формирование списка согласующих лиц; наложение визы (согласование); доработка документа по замечаниям согласующих лиц.

Утверждение документов. Система обеспечивает следующие основные возможности по утверждению документов: печать документа на бланке; ввод отсканированной копии подписанного документа; утверждение с использованием ЭЦП (в будущих версиях АСУД).

Регистрация документов. Система обеспечивает основные возможности по регистрации документов: автоматическое формирование уникального регистрационного номера по заданным правилам (в зависимости от вида документа); автоматическое формирование даты регистрации.

Утверждение документов. Система обеспечивает основные возможности по контролю исполнения документов: формирование контрольных поручений по документу; контроль исполнения поручений; формирование автоматических уведомлений о приближении контрольных сроков по документу.

Рассылка внутренних исходящих документов адресатам из Компании.

Поддерживающие функции, реализованные в АСУД, перечислены ниже: поиск документов, поддержка версионности документов, формирование статистических отчетов, формирование задач и уведомлений.

Работники и руководители структурных подразделений осуществляют работу с документами в АСУД самостоятельно.

Начальник каждого структурного подразделения назначает делопроизводителей (Специалисты ОУД, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в отделе, службе), которые обеспечивают проверку оформления и регистрацию документов, а также методологическую и консультационную поддержку работников соответствующего структурного подразделения в части делопроизводства и документооборота в МЭС Урала.

Документооборот руководителей структурных подразделений организуют и обеспечивают делопроизводители структурных подразделений.

Единым центром компетенции в части организации и осуществления выпуска ОРД, протоколов совещаний руководства МЭС Урала (по основной деятельности) и поручений является ОУД.

Выпуск ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений и руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в целях организации и регламентации деятельности структурных подразделений и филиалов.

Выпуск ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений и руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в целях организации и регламентации деятельности структурных подразделений и филиалов.

Регламенты, методики, инструкции, положения, порядки, стандарты, графики, утверждаются в установленном порядке. Указанный порядок утверждения позволяет (при наличии сроков) ставить разработанный документ (например: план-график) на централизованный контроль в ОУД, придает документу юридическую силу, а также обеспечивает централизованное оперативное хранение утвержденного документа в АСУД и постоянное хранение в Архиве МЭС Урала.

Ответственность за организацию и осуществление контроля выполнения требований, установленных Инструкцией по делопроизводству правил и порядка работы с документами, а также представление методологической и консультационной поддержки в части документооборота возлагается на ДДОиК.

Работники МЭС Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:

• — формирование исходящих документов в соответствии с требованиями раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;
• — сохранность документов. В случае утраты документов работник обязан немедленно сообщить об этом факте своему непосредственному руководителю, который назначает служебное расследование;
• — разработку (подготовку) проекта исходящего документа в сроки, необходимые для согласования, подписания, регистрации и доставки документа до адресата;
• — своевременное представление подписанных документов для отправки почтой или курьером в соответствии с требованиями, установленными пп. 3.1, 3.4, 3.8 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;
• — качественную подготовку проекта исходящего документа. Размещение в АСУД проектов документов без предварительной проработки спорных вопросов с заинтересованными структурными подразделениями запрещено;
• — обеспечение согласования проекта документа в соответствии с требованиями, установленными п. 2.16 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;
• — размещение проекта исходящего документа в АСУД, с обязательным заполнением закладок и полей, предусмотренных в системе для осуществления полного жизненного цикла обработки документа:

проверяющие оформление (рецензенты — работники Группы экспедиции / делопроизводители/секретари-референты в зависимости от подписывающего лица);

адресат (внешний/внутренний адресат);

подписывающее лицо.

Работники ОУД несут персональную ответственность за:

• — своевременное, качественное (полное) рецензирование текста исходящего документа в системе и своевременное направление инициатору документа замечаний (предложений);
• — прием, регистрацию в АСУД входящей корреспонденции и направление в адрес указанных руководителей
• — проведение проверки комплектности материалов к входящему/ исходящему документу;
• — проверку соответствия проекта исходящего документа требованиям раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;
• — печать документа на бланке установленной формы;
• — осуществление регистрации подписанного исходящего документа (в т.ч. осуществление регистрации и последующей рассылки «утвержденных» исходящих документов);
• — оперативное внесение (секретари-референты) в АСУД решений (комментариев, замечаний), принятых руководителями по проекту документа и отклонение на доработку.

Работники не вправе разглашать содержащуюся в документах информацию, составляющую служебную, коммерческую или государственную тайну. Работник обязан:

• — перед уходом в отпуск или выездом в командировку немедленно сообщить об этом факте непосредственному руководителю и передать полномочия по работе в АСУД работнику, исполняющему во время отсутствия его обязанности, используя механизм замещения в АСУД;
• — в течение пяти рабочих дней до ухода (отпуска и др.) осуществить обучение, методическую поддержку и оказание консультационной помощи исполняющему во время отсутствия его обязанности.
• — в случае изменения организационной структуры (увольнении/переводе и др.) сдать все числящиеся за ним документы непосредственному руководителю;

Руководитель обязан:

• — организовать замену временно отсутствующему работнику;
• — сообщить в службу поддержки АСУД о необходимости наделить исполняющего обязанности работника правом замещения в АСУД на период отсутствия работника.

Исполняющий обязанности работник обязан:

• — осуществлять исполнение как ранее направленных заданий (поручений) в АСУДе, так и вновь поступающих в контрольные сроки (в случае наличия);
• — при выходе на работу отсутствовавшего работника замещающий работник обязан ознакомить его со статусом (процессом) исполнения ранее выданных ему поручений и о поручениях, полученных в период его отсутствия. Непосредственные исполнители документа (поручения) несут персональную ответственность и обязаны:
• — своевременно и качественно исполнять документы (поручения), поставленные на централизованный контроль в ОУД;
• — в случае невозможности исполнения в срок документа (поручения), поставленного на централизованный контроль в ОУД заранее информировать руководителя и контролера данного документа, а также инициировать в АСУД служебную записку о переносе срока исполнения, оформленную в соответствии с требованиями, установленными 1.7,1.8. раздела III настоящей Инструкции по делопроизводству;
• — своевременно инициировать (при необходимости) служебную записку об итогах исполнения поручения и снятии с контроля;
• — своевременно и качественно исполнять документы (поручения) выданные непосредственным руководителем и находящиеся на контроле в рамках структурного подразделения, функционального направления, Блока управления.

Служба управления персоналом (далее — СУП) является структурным подразделением Филиала Открытое Акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы». Одна из функций обеспечение юридически грамотного кадрового документооборота МЭС Урала и ПМЭС.