Композиционные особенности. 
Перевод официально-деловой литературы

Большую роль играют рубрикация и абзацное членение текстов, а также так называемые реквизиты (постоянные элементы): наименование документа, указание адресата и автора, изложение сути дела, дата и подпись автора и т. п.

Использование таких особенностей графического оформления, как смена шрифта, смена размера шрифта, использование курсива, жирного шрифта, заглавных букв (капитализация), графических символов (сноски, подчеркивания и проч.), которые служат для структурирования текста и выполняют разграничительную, а так же репрезентативную функцию.

Рассмотрим композиционные особенности официальных документов на примере делового письма.

Структура делового письма:

• 1. Заголовок, включающий наименование компании и адрес отправителя (letterhead)
• 2. Дата письма (Date)
• 3. Адрес получателя (Inside address)
• 4. Обращение (Salutation)
• 5. Указание на содержание письма (Subject line)
• 6. Основной текст письма (Body of the letter, message))
• 7. Заключительная формула вежливости (Complimentary close)
• 8. Подпись отправителя (Signature)
• 9. Указание на приложения (Enclosures)
• 10. Уведомление о наличии копий (Notation of copies sent)
• 11. Постскриптум, те приписка к оконченному письму (Postscript)
• 12. Уведомление о наличии копий (Notation of copies sent)

Следует заметить, что в деловом письме не обязательно наличие всех перечисленных выше составных частей. Скажем, при отсутствии приложений, необходимость в этом разделе письма отпадает. Рассмотрим особенности некоторых частей письма:

Заголовок Напечатанный типографским способом заголовок содержит наименование и адрес организации или фирмы, отправляющей письмо, и ряд подробностей, как то: адрес для телеграмм, номера телефонов, факса. Под названием организации часто указывается род ее деятельности. Если письмо написано физ. лицом, то вместо заголовка в правом верхнем углу проставляется адрес.

Дата письма Дата отправления письма обычно пишется в левом углу или же после адреса получателя справа под заголовком. Дата обозначается одним из следующих способов:

November 19, 2013 November 19th, 2013.

19th November 2013 19 November 2013.

Наименование и адрес получателя письма Наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляется на левой стороне бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой. Название организации и фамилия лица пишутся в отдельной строке. Когда письмо адресуется отдельному лицумужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr., замужней женщине — Mrs., незамужней Miss, если ее семейный статус нам не известен, употребляется Ms. После наименования организации или фамилии адресата в отдельной строке пишется номер дома и название улицы, а затем — также в отдельной строке — название города: номер дома всегда стоит перед названием улицы.

Вступительное обращение и заключительная форма вежливости Вступительное обращение и заключительная форма вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы, которые зависят от отношений между автором и адресатом письма.

Если авторы знают друг друга: Dear Ms Smith.

Yours sincerely.

Если авторы не знают друг друга Dear Sir/Madam.

Yours faithfully.

В американском английском после приветствия ставиться двоеточие, а не запятая (Dear Ms Smith:). Так же в AmE не используется выражение yours faithfully, его следует заменить — sincerely/yours truly.

Основной текст письма Текст письма обычно начинается со стандартной фразы (opening):

In reply / with reference / referring to your letter of; in accordance with / compliance with / pursuance of your order No.; we greatly appreciate your letter of.

В первом предложении пишущий должен сослаться на предыдущее письмо или пояснить адресату, откуда узнали о нем («I read an advertisement of your product in…»). Содержание письма должно быть изложено четко и кратко, предложения не должны быть слишком длинными, рекомендуется совместить смысловое и графическое оформления.

Указание на приложения (вложения) и копии Если к письму приложены какие-нибудь материалы или документы, то в левом углу письма, ниже подписи пишется слово Enclosure, чаще сокращенно — Enc. Если имеются два приложения и более, то указывается их число: 3 Encs.

cfi (copy for information): Roger Brighton CFO (chief financial officer).

cc (copy): Rob Ricks.

pp (on behalf on) — если письмо подписывают за другого человека.