Учет денежных средств в кассе

Объектом исследования дипломной работы является консалтинговая фирма в сфере инфокоммуникационных технологий ООО «Весна».

Бухгалтерский учет находится в ведении главного бухгалтера предприятия. Бухгалтерия представлена двумя сотрудниками — главным бухгалтером и бухгалтером-кассиром. Бухгалтерия ООО «Весна» находится в тесном сотрудничестве с бухгалтериями предприятий-партнеров.

В ООО «Весна» применяется таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета на базе программы «1С: Бухгалтерия 7.7», являющейся одной из наиболее популярных программ для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту «Бухгалтерский учет» системы программ «1С: Предприятие 7.7» с типовой конфигурацией.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центробанком России и Минфином России.

В настоящее время формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в редакции изменений и дополнений). К ним отнесены «Приходный кассовый ордер» (форма №КО-1), «Расходный кассовый ордер» (форма №КО-2), «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (форма №КО-3), «Кассовая книга» (форма №КО — 4) и «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (форма №КО-5).

Оприходование наличных денежных средств в кассу ООО «Весна» производится в следующих случаях:

• — при снятии денежных средств со счетов в учреждении банка;
• — от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;
• — от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;
• — от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд за реализованные товары и услуги.

Прием наличных денег оформляется «Приходными кассовыми ордерами» (форма №КО-1), подписываемыми главным бухгалтером и кассиром или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается физическому лицу, который вносит наличные денежные средства, или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации может производиться в следующих случаях:

• — на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;
• — под отчет на хозяйственные и операционные расходы и на командировочные расходы;
• — по решению руководителя организации в возмещение расходов, понесенных работником организации, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели и др.;

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по «Расходным кассовым ордерам» (форма №КО-2) или надлежаще оформленным документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

Расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии организации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или распечатанные на компьютере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указаны основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие обязано сдать в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка за работы и услуги, невыданная заработная плата и т. п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

В соответствии с Планом счетов (Инструкцией по применению плана счетов) синтетический наличия и движения денежных средств и денежных документов ведется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу ООО «Весна». По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50−1 «Касса организации»;
• 50−2 «Операционная касса»;
• 50−3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50−1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету касса должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.

На субсчете 50−2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50−3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Счет 50 «Касса» по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье «Касса». По дебету счета 50 «Касса» учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту — их расходование и списание.

Дебет субсчета 50−1 «Касса организации».

Кредит счетов:

• 51 «Расчетные счета» — при получении наличных денег в кассу для расчетов с работниками как по основной деятельности, так и по капитальным вложениям, по оплате труда, выдаче денег под отчет и т. д.
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — при поступлении выручки наличными деньгами от покупателей и заказчиков за проданную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или 90 «Краткосрочные кредиты банков» — при получении краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами;
• 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» — при получении долгосрочных кредитов и займов наличными деньгами;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при поступлении в кассу наличных денег в порядке возврата неизрасходованного аванса, выручки столовых, буфетов, ларьков и т. д.;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — при получении денег наличными по возмещению материального ущерба;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при поступлении в кассу наличных денег от родителей за содержание детей в детских учреждениях, от квартиросъемщиков за пользование жилой площадью и коммунальными услугами, при поступлении арендной платы за основные средства, переданные арендаторам на условиях долгосрочной аренды, и в других случаях.

Кредит субсчета 50−1 «Касса организации».

Дебет счетов:

• 26 «Общехозяйственные расходы» — при оплате из кассы купленных канцелярских принадлежностей;
• 51 «Расчетные счета» — при взносе наличных денег на расчетный счет в банке;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — при выдаче из кассы работникам заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и др.;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при выдаче работникам наличных денег под отчет на служебные командировки и хозяйственные расходы;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — при выдаче работникам наличных денег в виде ссуды на индивидуальные нужды и другие счета.

Сразу же после получения и выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документы кассир ООО «Весна» вносит данные в кассовые операции — в компьютер, где формируются приходные и расходные кассовые ордера.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир формирует итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда, не списанную в расход. Вкладной лист кассира с приходными и расходными документами, кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге не реже 1 раза в 3 дня.

Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяют суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета в специальной графе проставляют номера корреспондирующих счетов. После проверки отчета кассира данные приложенных к нему документов вносятся в компьютер, по каждому счету накапливает операции отдельно по дебету и кредиту счета 50 «Касса» с указанием корреспондирующих с ним счетов [12, С. 92].