Автоматизация учета материально-производственных запасов

В нашей стране первые попытки автоматизации задач бухгалтерского учета на основе использования ЭВМ были приняты в середине 60-х годов. Для того, чтобы реализовать комплексный подход к решению задач бухгалтерского учета, учеными были предложены различные модификации так называемой модели бухгалтерской информации, это были бухгалтерские записи, основой которых являлись проводки, дополненные данными аналитического учета и натуральными показателями. По мере распространения ЭВМ в 70-х годах встал вопрос о комплексной автоматизации системы управления предприятием. Это требовало интеграции функций бухгалтерского, оперативно-технического, статистического учета на основе единого банка данных, система обработки учетных данных стала набором специализированных программных средств, оперирующих с информационными массивами, имеющими разную структуру, но в совокупности образующую единую базу данных.

К середине 90-х годов сделана попытка, радикально не меняя идеологии построения программ, выйти за пределы задач финансового учета, существенно расширив их применения. Это привело к тому, что в бухгалтерской модели обработки информации пользователю предлагалось решать задачи оперативного учета и анализа. Кроме того, в большинстве таких программ проводки сопровождают каждый документ и даже каждую его строку. И это прямое следствие концентрации огромного числа аналитических счетов в информационных массивах бухгалтерских записей, что, в свою очередь, естественно вытекает из унифицированной модели учетной информации. Но зачем бухгалтерии несколько проводок на каждую многострочную накладную? Для составления отчета достаточно итоговых суммовых проводок на общую сумму отгруженных ценностей и НДС. На сегодняшний день все ведущие производители финансово-экономического программного обеспечения активно работают над созданием систем автоматизации корпоративного уровня, т. е. создание комплексных информационных систем масштаба предприятия. В условиях функционирования автоматизированной системы управления предприятием важное значение уделяется автоматизации расчетов по учету и анализу использования материально-производственных запасов.

Эта система создается для организации качественного управления материальными ресурсами на основе комплексного использования экономико-математических методов и современных средств вычислительной техники. Ее главная цель — оптимизация планирования, учета, регулирования и контроля процессов снабжения, использования и хранения материальных ресурсов; автоматизация различных процедур обработки информации; сокращение трудоемкости и снижение стоимости обработки информации; улучшение качества исходной и результативной информации. Необходимыми предпосылками повышения качества и оперативности в управлении материальными ресурсами на предприятии являются рациональная организация информационного обеспечения, оптимизация документооборота, совершенствование структуры управления предприятием.

Информационное обеспечение подсистемы подразделяется на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное информационное обеспечение включает классификаторы и коды информации; первичную документацию (Нормативно-справочную и оперативную), документооборот. Внутримашинное обеспечение содержит систему программ организации, ведения и доступа данных, состав массивов на машинных носителях.

К числу применяемых относятся следующие коды: склады; номенклатурные номера материальных ресурсов, операций по движению материалов, единиц измерения, направлений расхода материала (производственных затрат), поставщиков материалов.

Система документации включает нормативно-справочную и оперативную. Нормативно-справочная содержит технологическую, справочную документацию, в которой содержится такая информация, как наименование материалов; название единиц измерения, материалов; номенклатуру-ценник сырья, материалов и комплектующих изделий.

Важное место среди оперативной документации занимает учетная. Она подразделяется на приходную и расходную. К приходным документам относятся приходные ордера формы №М-4 (приложение Б), накладные приходные документы на перемещение. К расходным документам относятся лимитно-заборные карты, требования на перемещение, накладные на отпуск материалов на сторону.

Следует отметить, что документация, выписываемая вручную, сведена до минимума. Основной первичный документ — требование-накладная формы №М-11 (приложение В) — печатается на принтере. Применение типовой первичной документации позволило сократить число форм, унифицировать правила заполнения, сократить трудоемкость выписки и последующей обработки данных.

Внутримашинное информационное обеспечение представлено в виде соответствующих массивов (файлов) информации, хранящихся на магнитных дисках и магнитных лентах.

В начале 1990;х годов сложилась новая инфраструктура «Интернет», который решил целый ряд проблем с получением информации.

Информационное взаимодействие Общероссийской сети распространения правовой информации «Консультант плюс» и организации приносит неоценимый вклад в работу бухгалтера, дает широкое представление о том или ином нормативном документе и другой информации, обеспечивает широкий доступ к правовым актам, что дает возможность двигаться в ногу со временем, используя самые последние достижения в области информатизации. Использование банков данных информации «Консультант плюс» стало повседневной практикой, нормативные документы в короткие сроки доводятся до компьютерной сети, а значит к каждому бухгалтеру, имеющему доступ к информационной сети.