Учет уникальных и особо ценных документов

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральная архивная служба России.

На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов; порядок составления и представления этих листов определяется инструктивно-методическими документами по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения Особому учету подлежат дела, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни. Они считаются особо ценными или уникальными.

Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации регистрируются в соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации.

Учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка («сейфовое хранение») в описи дел, документов, и включается в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или приложении драгоценные металлы или камни. Данная инвентарная книга составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй — у материально-ответственного лица, третий хранится в бухгалтерии архива.

Ежегодно, специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Инвентаризация проводится также в случае смены материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учет особо ценных документов ведется по:

списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам);

В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.

Если большинство документов по описи являются ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда.

При отнесении документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки «ОЦ» .

В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.