Внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля исполнения:

обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации ДОУ должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:

единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.;

обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.