Теоретические аспекты информационного обеспечения в процессе управления предприятием

Сущность, назначение и особенности информационного обеспечения в процессе управления предприятием

Одним из основополагающих факторов улучшения показателей эффективности деятельности предприятия любой отрасли является улучшение качества управления. Совершенствование методов управления и форм его реализации происходит при непосредственном участии достижений современного научно-технического прогресса в части развития информатики, призванной к исследованию законов, способов и методик сбора, накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Современные информационно-технические новшества направлены на сокращение управленческого аппарата и снижение затрат на его функционирование. Так, например, появление и последующее широкое распространение радио, телефонов, телевидения, персональных компьютеров, а также глобальной сети Интернет неизбежно привело к совершенствованию системы информационного снабжения управленческих процессов на предприятии. В окончательном результате роль информационных потоков в системе управлении организацией непрерывно возрастает. Данный факт напрямую связан с мировыми переменами социально-экономического характера, появлением и повсеместным внедрением последних достижений в области техники и технологий и результатами проведенных научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию на первое место среди всего числа факторов развития производственного процесса. Непрерывный информационный обмен необходим в качестве обязательного условия функционирования современной техники, и как средство повышения качества и контроля использования всех имеющихся ресурсов, и, следовательно, как предпосылка успешной организации самого производственного процесса.

Совершенствование системы информационного обеспечения управленческих процессов ставит перед собой следующие задачи:

• 1) Снижение расходов
• · расходов на почтовые отправления;
• · стоимости программного обеспечения;
• · фонда заработной платы;
• · коммунальных услуг;
• · на проведение переговоров;
• · оформление договоров.
• 2) Свести к нулевым показателям возможные расходы в будущем за счет:
  • · снижение расходов на обслуживание управленческого сектора;
  • · оптимизации численности персонала;
  • · сокращения времени на обработку данных.
• 3) Получение выгоды как материального, так и нематериального характера за счет:
  • · улучшения качества собранной и обработанной информации;
  • · повышения общей производительности труда;
  • · улучшения и ускорения обслуживания;
  • · образования новых производственных мощностей;
  • · принятия более взвешенных и обоснованных решений
  • · улучшение качества контроля над всеми процессами;
  • · сокращения просроченных платежей и др.

Понятие информационного обеспечения является достаточно объемным, оно вполне глубоко изучено и широко представлено в настоящее время.

Информационное обеспечение управления — это совокупность всех каналов поступления информации, во взаимосвязи с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом по организации, но и по отдельным функциональным подразделениям. Современный процесс получения и передачи информации представлен на рисунке 1.

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации Это представленная в простом виде схема передачи информации в одном направлении. Однако процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через большое число посредников, а это чревато искажением и задержками передаваемых посланий. Помимо этого, передаваемая информация часто преобразовывается, и это будет зависеть от целевого адресата. Так, к примеру, при передачи информации вверх по вертикали от подчинённых к руководителю должно произойти её сжатие и обобщение, а при передачи наоборот, вниз, от руководителя к подчинённым — информация должна принять более детальный и конкретизированный вид. Суть в этом процессе состоит в том, что скорость передачи информации должна быть максимальной, а допустимые искажения — минимальными. Именно от этого условия в первую очередь зависит обоснованность управленческих решений, что в итоге скажется на увеличении показателей прибыли компании.

В процессе управления любой организацией непрерывно происходит информационный обмен. При этом направления движения информации могут меняться: оно может быть как вертикальным, как нисходящим, так и восходящим (от руководителя к подчинённым и в обратном порядке — от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между руководителями подразделений, работников одного уровня). В качестве источника информации могут выступать совершенно разнообразные сведения, их выбор будет зависеть от вида экономической деятельности предприятия, ее контрагентов, избранной стратегии развития и от множества других факторов. Передаваться могут и сведения о уровне цен на рынке, размерах и показателях прибыльности компании в определенный период, указания руководителя организации.

На эффективность принимаемых в организации управленческих решений оказывает влияние большое количество показателей:

• · знания, опыт, а также личные качества сотрудников управляющего звена;
• · знания, опыт, и личные качества исполнителей всех уровней;
• · уровень технического оснащения организации, который оказывает непосредственное влияние на следующий пункт;
• · оперативность, качество и достоверность получения информации;
• · сложившаяся ситуация на рынке

Iвх — входящаяя информация о состоянии объекта управления.

Iос — осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления.

Iу — управляющая информация в результате сопоставления сведений об объекте управления.

U — воздействие исполнителей на объект управления.

V — отклонение состояния объекта управления при условии воздействия факторов внешней среды Рисунок 2. Система движения и воздействия информации в управления объектом Орган управления должен в полной мере использовать своевременную точную и достоверную информацию, которая накапливается, обрабатывается, сохраняется и распространяется с помощью современных научных методов и высокотехнологичных устройств. В наши дни — это объективная необходимость, которая обусловлена требованиями рынка и окружающей среды своевременно и адекватно реагировать на проблемы, появляющиеся в динамичной и непрерывно развивающейся обстановке. Необходимо не только располагать объективной и достоверной информацией, но и уметь верно трактовать ее, делать логически обоснованные выводы и воплощать эти выводы в управленческих решениях. Из этого положения, мы можем заключить, что необходимость присутствия информационной составляющей в управленческом процессе очевидна, т.к. именно информация является основой всего процесса управления.

Что же такое непосредственно информация? С точки зрения этимологи термин информация происходит от латинского information, что означает разъяснение, осведомление, изложение. Существует огромное количество пониманий и точек зрения на понятие «информация». Так, к примеру, наиболее общее философское определение информации понимает ее как отражение окружающего мира: «Информация — отраженное разнообразие. Информация является одним из основных универсальных свойств материи. Информатика. Энциклопедический словарь для начинающих. Под ред. Д. А. Поспелова. М., 1994. С. 154.» В более узком смысле, с практической точки зрения «информация» определяется как «все сведения, являющееся объектом хранения, передачи и преобразования» Я. Л. Шрайберг, М. В. Гончаров. Справочное руководство по основам информатики и вычислительной техники. М., 1995. С. 12.

Подавляющее большинства исследователей имеют собственное понимание данного термина, порой в чем-то схожее и пересекающееся, однако иногда встречаются и кардинально разные версии. Все многообразие взглядов на информацию в той или иной степени укладывается в две основные модели понимания, первая из которых определяет информацию в качестве неотъемлемого свойства материи, т. е. ее атрибут, от этого данная концепция получила название «атрибутивная», а вторая трактует информацию как неотъемлемый элемент самоуправляемых (социальных, биологических, технических) систем, как их функцию этих систем, эта концепция получила название «функционально-кибернетическая концепция» Захарова, И. Г. Информационные технологии в образовании: Учебное пособие. М., 2003. С. 18.

Перейдем к рассмотрению некоторых из основных существующих на сегодня точек зрения на понятие «информация».

Согласно толкового словаря, понятие «информация» включает в себя «содержание сообщения или сигнала; сведения, рассматриваемые в процессе их передачи или восприятия, позволяющие расширить знания об интересующем объекте» Терминологический словарь по основам информатики и вычислительной техники. Под ред. А. П. Ершова, Н. М. Шанского.- М., 1991. С. 12. «Информация — первоначально — сведения, передаваемые одними людьми другим людям устным, письменным или каким-нибудь другим способом» Большая Советская Энциклопедия. М., 1980. С. 304.

Обобщая изученный материал, можно заключить, что информация — это обозначение некоторой формы связей или зависимостей явлений, объектов и мыслительных процессов. Информация — это абстрактное понятие, которое относится к определенному виду закономерностей материального мира и отражается в человеческом сознании. Многообразие трактовок данного явления обусловлено большим количеством областей применения информации и класса задач, для которых применимо данное понятие. Так автор теории информации К. Шеннон определяет информацию как «коммуникацию, связь, в процессе которой устраняется неопределенность» К. Шеннон. Шеннон К. Е. Бандвагон. Работы по теории информации и кибернетике. М., 1963. С. 43.

Определение А. Д. Урсула дает следующее понимание информации «разнообразие, которое один объект содержит о другом, отраженное разнообразие. … Информация существует только там, где существует разнообразие». Под разнообразием понимается «характеристика элементов множества, заключающаяся в их отличии, несовпадении» А. Д. Урсул. Проблема информации в современной науке. М., 1975. С. 24. Передача разнообразия от одного объекта к другому представляет собой информационный процесс.

Наиболее простое определение дается С. В. Анисимовым: «Информация — это всякое сообщение или передача сведений о чем-либо, что заранее не было известно» А. В. Анисимов, C.Д. Андреев, А. М. Тюрликов. Моделирование входного трафика в беспроводной сети связи // сборник статей «Вопросы передачи и защиты информации», 2011, С. 275.

Исследователями Л. И. Бергом и Ю. И. Черняком информация описана, как «отражение в сознании людей объективных причинно-следственных связей в окружающем реальном мире» Черняк Ю. И ., Берг А. И. Информация и управление. М., 1966. С. 9.

Подводя итог изучению определений термина «информация», можно сделать вывод, что в общем смысле, информация — это совокупность сведений, подвергающихся передаче, хранению и обработке; это способ устранения неосведомленности, неопределенности и незнания о каком-либо явлении, событии, процессе.

Как можно понять из вышеперечисленного, сегодня можно встретить множество определений данного понятия. Однако зачастую, смысл этих трактовок сводится к определению информации как к совокупности сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру и глубину потенциальных знаний органа управления о процессах или явлениях, а также их взаимосвязей с окружающей средой. В состав управленческой информации входят только данные, уменьшающие неосведомленность об интересующих менеджера объектах. Информация в процессе управления — это совокупность необходимых, осознанных и верно воспринятых сведений, необходимых для проведения анализа какой-либо конкретной ситуации, предоставляющая возможность комплексного рассмотрения и оценки причин возникновения и развития, позволяющая выявить ряд альтернативных решений, с помощью которых возможно подобрать оптимальное управленческое решение, а также осуществить контроль за его исполнением.

Необходимая для управленческого процесса информация должна обладать определенными свойствами:

• 1. Достоверность — информация не должна искажать истинное картину событий.
• 2. Полнота — информации должна быть достаточной для понимания ситуации и принятия решений.
• 3. Ясность — информация должна быть адаптирована для понимания адресатом.
• 4. Ценность и актуальность — ценность информации заключается в ее актуальности на момент принятия управленческого решения.

По отношению к объекту исследования информация может быть внешней и внутренней. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, деловых встреч, конференций, официальные и правовые документы и прочее. Система внутренней информации — это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, принятые на каждом конкретном предприятии и т. д.

По отношению к объекты управления информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более подробной характеристики исследуемой предметной области.

По периодичности поступления информация может подразделяться на эпизодическую и регулярную. Эпизодически поступающая информация формируется по мере необходимости, это могут быть сведения о новом конкуренте. К регулярной информации можно отнести плановые и учетные данные.

Регулярная информация же в свою очередь делится на подвиды: постоянную, сохраняющую свою актуальность длительное время (план счетов, шифры, коды, и др.); и условно-постоянную, которая сохраняет свое значение в течение определенного периода времени (принятые нормативы, показатели плана); переменную, которая характеризует частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии объекта управления на определенную дату).

По отношению к процессу обработки всю информацию можно разделить на первичную (данные первичного учета, обследований, инвентаризаций) и вторичную, прошедшую определенную обработку и преобразование (отчетность, конъюнктурные обзоры и т. д.).

В хозяйственно деятельности крупных фирм передача информации является непременным и основополагающим фактором нормального функционирования. И в условиях динамичной окружающей среды особое значение приобретают такие качества информации, как оперативность и достоверность. Для многих организаций внутрифирменная система информирования решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это относится, прежде всего, к процессам обеспечения предприятий продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Также большое значение имеют сведения об отклонении от плановых показателей, возникших в ходе производства, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, которая содержит новые научные сведения и знания об объектах окружающей среды. Это непрерывно восполняемый общий фонд технических сведений, своевременное применение которых на практике обеспечивает предприятию высокий уровень конкурентоспособности.

Вся полученная информация служит фундаментом для подготовки соответствующих отчетов, докладов и предложений для подготовки и принятия управленческого решения.

Важную роль в использовании информационных ресурсов играют способы ее регистрации, накопления, обработки и передачи; система хранения и выдача информации в нужной форме; переработка информации. Технология информационного процесса будет рассмотрена ниже.