Направление совершенствования учета запасов

Сегодня, в условиях рыночных отношений центр экономической деятельности перемещается к основному звену всей экономики предприятия. Именно на микроэкономическом уровне создается нужная обществу продукция, оказываются необходимые услуги. На предприятии сосредоточены наиболее квалифицированные кадры. Здесь решаются вопросы экономного расходования ресурсов, применения высокопроизводительной техники, технологий и реализации продукции.

Для решения некоторых из них на предприятии прибегают к методу учета, который представляет собой совокупность приемов первичного наблюдения (документация и инвентаризация), стоимостного измерения (оценка и калькуляция), текущей группировки (счета и двойная запись) итогового обобщения (баланс и отчетность) фактов хозяйственной деятельности.

В данной работе сделана попытка проанализировать взаимодействие бухгалтерского учета и экономики предприятия, и предложены пути дальнейшего совершенствования ведения бухгалтерского учета на предприятии.

В целенаправленной работе по рациональному и эффективному использованию всех производственных ресурсов, включая материальные, особая роль принадлежит учету. Только при правильном учете возможно уменьшение материальных затрат и на этой основе снижение себестоимости и повышение рентабельности производства.

Вопросы совершенствования учета производственных запасов всегда находились в центре внимания научных и практических работников. Объясняется это сложностью и трудоемкостью данного раздела бухгалтерского учета, на него приходится свыше 30% всей экономической информации, возникающей на предприятии.

Анализ действующей практики, и ЧП СПФ «АГРО» «МСЗ» не составляет исключение, показывает, что на предприятиях как в организационном, так и методологическом аспекте этот раздел бухгалтерского учета продолжает иметь серьезные недостатки. Дефекты учета производственных запасов особенно редко проявляются при инвентаризациях, а также при сверках данных складского учета, когда выявляются недостачи и значительные расхождения за счет пересортиц отдельных видов материалов. Имеет место и большое количество ошибок в первичных документах и учетных регистрах, характеризующих поступление и движение материалов.

В настоящее время существует необходимость и одновременно возможность новых организационных и методических подходов в решении проблем учета запасов, связанных, с одной стороны с переходом на рыночные отношения и международные стандарты, с другой широким внедрением компьютерных технологий.

Улучшению ресурсоснабжения способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечение строгого порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, комплектующих изделий и т. п., ограничение числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов. Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов, уделять больше внимания повышению достоверности оперативного учета движения полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей и узлов в производстве. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения и сохранности.

Совершенствование учета и контроля наличия и движения производственных запасов предприятия на наш взгляд следует производить по следующим направлениям.

Во-первых, упрощать оформление операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Отпуск материалов в производство, где это целесообразно, можно оформлять на основании установленного лимита непосредственно в карточках складского учета материалов, предусмотрев в них подпись лица, получающего ценности. Также можно на карточках складского учета производить и внутреннее перемещение ценностей. Упрощает учет и повышает контроль за использованием материалов отпуск их по раскройным картам, комплектовочным ведомостям и др. В условиях применения персональных компьютеров можно отказаться от введения карточек складского учета, заменив их машинограммой, сортовой оборотной ведомостью или дискетой.

Во-вторых, исходя из требований рыночной экономики, совершенствовать методологию бухгалтерского учета материальных ресурсов. До настоящего времени нет единого мнения о классификации производственных запасов, их оценке в текущем учете, составе отклонений в стоимости материалов и т. д. До настоящего времени среди экономистов отсутствует единое мнение по организации учета тары. Нет единого подхода в начислении износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

В-третьих, следить за тщательным и своевременным проведением инвентаризаций, контрольных и выборочных проверок, которые имеют важное значение в сохранности материалов.

Решение этих и других проблем позволит наладить более действенный и менее трудоемкий учет и контроль за наличием, движение и использованием материальных ресурсов, а также достичь их экономии.

Остановимся на некоторых направлениях усовершенствования бухгалтерского учета производственных запасов, которые, как представляется, являются первоочередными для ЧП СПФ «АГРО» «МСЗ».

Как известно, важным условием правильной организации учета материалов является разработка номенклатуры-ценника на материалы. На ЧП СПФ «АГРО» «МСЗ» отказались от проведения такой организационной работы, мотивируя это отсутствием такой широкой, как, например, на машиностроительных предприятиях, номенклатуры применяемых материалов. Считаем такой отказ необоснованным.

Для рационального учета материалов, который бы способствовал оперативной работе, планированию и бухгалтерскому учету следует разработать детализированную группировку материалов. С этой целью перечень наименований отдельных видов материалов классифицируется по определенному признаку. Материалы делятся на группы, группы делятся на подгруппы. В рамках каждой подгруппы материалы, в свою очередь, группируются по профилю, марке, сорту, а затем по размеру и такое прочее.

За каждым наименованием, сортом, разделом материалов закрепляется постоянный шифр (номенклатурный номер), однозначно его идентифицирующий.

Шифр (номенклатурный номер) материала может иметь следующую структуру:

Х Х ХХ ХХХ Где Х — характеристика (размер, сорт);

Х — вид материала, марка;

ХХ — подгруппа материала;

ХХХ — группа материала.

Этот шифр проставляется на всех документах, связанных с учетом материалов. Этот шифр предприятие использует и в аналитическом учете.

На каждом документе при поступлении или расходе материалов указываются не только наименование материала, но и его номенклатурный номер.

Наличие на предприятии такого систематизированного перечня создает основу для применения единой классификации материалов в конструкторской, технологической, плановой и учетной документации, для механизации учетно-вычислительных работ, применения оперативно-бухгалтерского метода учета движения материалов на складах.

Одним из важных условий правильной организации учета материалов является предварительная разработка нормы запаса материалов по каждому номенклатурному номеру и норм расходов каждого вида материалов на каждый вид производимой продукции, что необходимо для контроля за состоянием остатков материалов на складах предприятия в пределах потребностей, а также за правильным их использованием в производстве.

Важным направлением усовершенствования организации оперативного и складского учета запасов есть рационализация форм документов, документооборота и всей системы оформления, регистрации и обработки документов.

Разнообразие форм учетных документов, в том числе лимитно-заборных карточек, существенно усложняет работу по учету материальных ресурсов на заводских складах производственных подразделений, в группах отделов материально-технического снабжения.

Учетная информация в системе материально-технического снабжения на предприятии ЧП СПФ «АГРО» «МСЗ» характеризуется не только значительными объемами, однако и подобностью ее создания за отдельные периоды. Например, лимитно-заборные карточки, как правило, оформляются на предприятиях нерегулярно и поступают в отделы материально-технического снабжения и в бухгалтерию в большом количестве и в основном под конец месяца. Согласно правилам систематического потребления ресурсов отпуск материалов систематически потребляемых в производстве оформляется лимитно-заборными карточками, а во всех прочих случаях материальными требованиями.

Подобные поступления учетных документов на обработку и характерная тенденция увеличения их количества до конца месяца значительно усложняют работу заводских складов и в группах материально-технического снабжения. Исходя из данных анализа, объем учетных работ на конец месяца возрастает на 18−20%, что существенно влияет на качество работы. Анализ существующего порядка ведения учета материальных ресурсов, на предприятиях показал, что необходимо совершенствовать систему учета, устранять дублирование информации в разных документах, унифицировать формы документов, регламентировать объем и сроки их передачи на обработку.

Прежде всего, должны быть унифицированы документы, на основе которых производственные подразделения получают сырье, материалы, покупные готовые изделия из заводских складов (лимитно-заборные карточки, заборные карточки, требования и накладные т.д.).

Представляется целесообразной разработка единой формы документа (на отпуск материала), предназначенной для машинной обработки. В этот документ следует включить все объекты основного и вспомогательного производства под соответствующими кодами, которые бы указывали направление использования материальных ресурсов — основные изделия, запасные части, товары народного потребления, разовые заказы, ремонтно-эксплуатационные потребности.

Единая форма такого документа может быть разработанной и в рамках отдельной области, которая разрешит внести единство в систему регистрации и обработки документов при условии использования ЭВМ. В качестве выходных документов в системе складского учета относительно каждого производственного подразделения с ЭВМ выдаются такие машинограммы: оборотная ведомость по учету движения материальных ресурсов; сведение распределения материальных ресурсов по направлениям затрат.

Аналогичные машинограммы, которые содержат сводную информацию, выдаются в целом по предприятию и в разрезе заводских материальных складов.

Очевидно, что решение как организационных, так и методических вопросов должно основываться на использовании возможностей современных компьютерных технологий. При этом наиболее эффективной является организация решения таких задач в комплексной системе управления предприятием.

В условиях функционирования автоматизированной системы управления предприятием важное значение уделяется автоматизации расчетов по планированию, учету и анализу использования материальных ресурсов. Эти расчеты обычно выполняются в таких функциональных подсистемах, как управление материально-техническим снабжением, оперативным управлением основным производством, бухгалтерского учета и др.

Исходя из экономического содержания управления материальными ресурсами, под которыми мы понимаем процессы планирования, учета, контроля и анализа их использования и принятие решений по разработке и осуществлению мероприятий, позволяющих ликвидировать выявленные отклонения, обеспечить функционирование объекта в требуемых условиях, правомерно говорить о создании (или выделении) в автоматизированной системе управления предприятием комплексной подсистемы управления материальными ресурсами предприятия. Такая подсистема должна включать комплексы задач из различных функциональных подсистем, которые объединяются на основе организационного, информационного, технического, технологического и программного обеспечения.

Эта система создается для организации качественного управления материальными ресурсами на основе комплексного использования экономико-математических методов и современных средств вычислительной техники. Ее главная цель — оптимизация планирования, учета, анализа, регулирования и контроля процессов снабжения, использования и хранения материальных ресурсов; автоматизация различных процедур обработки информации; сокращение трудоемкости и снижение стоимости обработки информации; улучшение качества исходной и результативной информации. Необходимыми предпосылками повышения качества и оперативности в управлении материальными ресурсами на предприятии являются рациональная организация информационного обеспечения, оптимизация документооборота, совершенствование структуры управления предприятием.

Процессами управления материальными ресурсами на предприятии занимаются различные подразделения: отделы материально-технического обеспечения, комплектации и кооперирования, главного технолога и главного конструктора, отдел главного механика и главного энергетика, склады отделов материально-технического снабжения, центральная бухгалтерия и другие. В условиях автоматизированных систем управления в контур управления материальными ресурсами вписывается информационно-вычислительный или вычислительный центр. Таким образом, управляемой частью подсистемы будут являться отделы материально-технического снабжения, комплектации и кооперирования, главного механика, главного технолога, главного конструктора, главного энергетика, центральная бухгалтерия, информационно-вычислительный центр. Управляющая часть подсистемы — процессы организации планирования, учета, регулирования, контроля и анализа материальных ресурсов.

Составляющими компонентами подсистемы управления материальными ресурсами являются различные виды обеспечения, к числу которых относятся организационное, информационное, техническое, технологическое и программное.

Организационное обеспечение подсистемы включает проведение технико-экономического анализа существующей системы управления материальными ресурсами, выбор и постановку задач автоматизации, разграничение функций подразделений в условиях автоматизированного выполнения расчетов. Основой для этого являются материалы предпроектного обследования и выводы о необходимости совершенствования существующей системы управления.

Для проектирования подсистемы важно проанализировать этапы управления материальными запасами. Анализ показал, что таких этапов (функций) можно выделить четыре: планирование, учет, аудит и анализ, регулирование.

Информационное обеспечение подсистемы подразделяется на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное информационное обеспечение включает классификаторы и коды информации; первичную документацию (Нормативно-справочную и оперативную), документооборот. Внутримашинное обеспечение содержит систему программ организации, ведения и доступа данных, состав массивов на машинных носителях.

К числу применяемых относятся следующие коды: цехов и отделов предприятия, включая склады; участков; материальных ресурсов (номенклатурных номеров материальных ресурсов), операций по движению материалов, единиц измерения, направлений расхода материала (производственных затрат), готовой продукции, поставщиков материалов.

Работу по кодированию новых материалов выполняет бюро нормативно-справочной информации информационно-вычислительного центра. Кроме этого подразделения присваивать коды новым материалам никто на предприятии не имеет права. После окончания кодирования полученная информация была перенесена на машинограммы, проконтролирована, введена в ЭВМ, записана на магнитные диски (дискеты), где хранится как нормативно-справочная.

Система документации включает нормативно-справочную и оперативную. Нормативно-справочная содержит технологическую, справочную и кондукторскую документацию, в которой содержится такая информация, как наименование деталей, сборочных единиц; название единиц измерения, материалов; по детальные нормы расхода материалов; номенклатуру-ценник сырья, материалов и комплектующих изделий; классификатор групп материалов для объединения в свободную номенклатуру; соответствие диапазона кода материалов кодам оперативных бюро в отделе материально-технического снабжения.

Важное место среди оперативной документации занимает учетная. Она подразделяется на приходную и расходную. К приходным документам относятся приходные ордера, накладные приходные документы на перемещение. К расходным документам относятся лимитно-заборные карты, требования на перемещение, накладные на отпуск материалов на сторону.

Следует отметить, что расходных документов, выписываемых вручную, сведено до минимума. Основной первичный документ — лимитная карта для цехов основного производства — печатается на ЭВМ. Применение типовой первичной документации позволило сократить число форм, унифицировать привила заполнения, сократить трудоемкость выписки и последующей обработки данных.

Внутримашинное информационное обеспечение представлено в виде соответствующих массивов (файлов) информации, хранящихся на магнитных дисках и магнитных лентах.

Большой удельный вес занимают нормативно-справочные массивы, объединенные в базу данных с использованием пакета прикладных программ.

Техническое и технологическое обеспечение включает комплекс технических средств, предназначенных для эффективного функционирования подсистемы и технологический процесс обработки информации.

Большое внимание было уделено разработке технологического процесса обработки информации. Он включает четыре этапа: сбор и подготовку информации для машинной обработки; предварительный контроль входной информации на ЭВМ; проведение расчетов по задачам на ЭВМ; контроль и выдача результатов информации.

Этап I. Он включает сбор и подготовку первичной информации, и получение машинных носителей. Сбор и прием первичной информации производится двумя способами. При первом используются обычно первичные документы, которые комплектуются в пачки подразделениями и передаются на ИВЦ. На ИВЦ осуществляется тщательный контроль этих документов, отвечающий требованиям автоматизированной обработки информации и подготовка затем носителей информации на перфокартах. Второй способ предусматривает использование периферийной техники для обработки первичных документов (расходных и приходных) с одновременным получением машинных носителей. Данные, нанесенные на перфоленту, предаются затем по каналу связи на ЭВМ.

Этап II. Он предназначен для предварительного контроля входной информации и для организации более качественного выполнения последующих расчетов. Он включает программы компоновки с контролем, накопления вводимой информации, печати двух контрольных машинограмм, регистрацию и получение контрольных итогов. Традиционные методы контроля информации перед вводом в ЭВМ очень трудоемки и, кроме того, имеются следующие недостатки. При двойной перфорации рационально используются перфокарты (перфоленты) и в то же время, как при применении контрольников (методе верификации), не снижается необходимость получения контрольных сумм с последующей их проверкой, а только уменьшается число контролируемых реквизитов. Недостатком счетного контроля является то, что практически сложно ставить под контроль все реквизиты и, следовательно, часть реквизитов не контролируется. Кроме того, при использовании этих методов необходим контроль информации при вводе в ЭВМ.

Этап III. Он предназначен для проведения расчетов по задачам на ЭВМ, выполняется автоматически и состоит из десяти подэтапов. После того как вся информация по соответствующей задаче прошла предварительный контроль, работник, ответственный за выпуск отчетных сводок, докладывает о готовности информации. Это является основанием для включения задачи в график выполнения работ на ЭВМ.

Этап IV. Он выполняет функцию контроля и выдачи результативной информации. Работники бюро подготовки информации проверяют машинограммы с соответствующими итогами, визуально просматривают качество печати и передают их заказчикам.

Представляется, что предложенные рекомендации по созданию номенклатуры-ценника, совершенствованию первичных документов и документооборота, внедрению автоматизированной системы обработки учетных данных будут способствовать повышению аналитичности и оперативности учета и эффективности управления предприятием в целом.