Сущность и виды управленческих документов

Управленческий документ — это документ, который содержит сведения организационного, предписывающего или уведомительного характера, который создается в целях управления и соответствующим образом оформляется.

Документы, которые используют в управленческой деятельности, классифицируют по следующим признакам:

I. По происхождению:

• 1) официальные (служебные) — направляют адресату от имени предприятия или должностного лица и оформляют в установленном порядке;
• 2) личные (именные) — создает лицо вне сферы своей служебной деятельности (заявление, жалоба, лист гражданина, руководителю предприятия или депутату и др.).

II. По видам деятельности:

• 1) организационно-предписывающие документы;
• 2) документы по финансово-расчетным вопросам;
• 3) документы по снабженческо-сбытовым вопросам;
• 4) документы по личному составу.

III. По наименованию:

Выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Вид объединяет документы с точки зрения целевой направленности и структуры, например, приказ, анкета, акт, договор, но др. Разновидностями документов являются приказы по личному составу и по основной деятельности, акт принятия-передачи и акт о браке.

IV. По количеству отображенных вопросов:

• 1) простые (обычно содержат один вопрос);
• 2) сложные (с несколькими вопросами).

V. По месту составления:

• 1) внешние (полученные предприятием или отправленные им за его пределами):
  • а) выходные — отправленные из предприятия;
  • б) входные — адресованные предприятию.
• 2) внутренние (составленные на предприятии для внутреннего использования).

VI. По сроками выполнения:

• 1) срочные документы;
• 2) несрочные документы.

VII. По форме:

• 1) индивидуальные;
• 2) типовые;
• 3) трафаретные.

VIII. По срокам хранения:

• 1) постоянного хранения;
• 2) долгосрочного хранения;
• 3) временного хранения.

IX. По стадии образования:

• 1) оригиналы документов (первый или единственный экземпляр официального документа);
• 2) черновики;
• 3) копии документов (отображают информацию, которую полностью или частично содержит оригинал).

X. По степени гласности:

• 1) секретные документы (содержат информацию, которая является государственной тайной);
• 2) документы для служебного использования (содержат информацию, распространение которой за пределами предприятия может нанести ему вред). Руководители предприятий самостоятельно определяют виды информации и перечень документов, которые являются коммерческой тайной, а также порядок работы, с такими документами.
• 3) обычные документы (свободно выдают для ознакомления всех, кто в этом заинтересован, включая потребителей, поставщиков, и др.).