Подготовка к деловым переговорам

Условно процесс подготовки к переговорам подразделяется на два этапа: организационная подготовка и содержательная подготовка. Эти два этапа тесно взаимосвязаны, так как характер предстоящих переговоров обусловливает организационные моменты. Например, в зависимости от содержания переговоров определяется необходимость привлечения экспертов. Однако и организационные вопросы оказывают влияние на содержательную сторону: плохо подготовленные переговоры ведут к осложнениям в их ходе и даже срыву.

Организационная подготовка предполагает:

• — определение места и времени встречи;
• — формирование делегации и назначение ее главы.

Содержательная подготовка включает в себя:

• — проведение анализа проблемы и диагностики ситуации;
• — проведение «внутренних переговоров»;
• — определение переговорной позиции и возможных вариантов решения проблемы;
• — формулирование предложений и их аргументация;
• — подготовка инструкций участникам переговоров, а также документов и материалов.

Место проведения переговоров

Этот вопрос имеет под собой психологическую основу. Проводя переговоры на «своей территории», мы имеем следующие преимущества:

• — можно контролировать ситуацию и оказывать на нее воздействие путем выбора места проведения переговоров: какая это будет комната?, как она будет оформлена? и т. п. Сфера «влияния» на противоположную сторону часто может быть расширена и за счет выбора для нее гостиницы (далеко ли она от места проведения переговоров?, как они добираются туда?), составления культурной программы;
• — дома люди чувствуют себя более уверенно, комфортно — помогает обстановка в целом;
• — по данным некоторых исследований, хозяева имеют тенденцию говорить на переговорах больше и в итоге добиваются лучших для себя результатов;
• — при проведении встречи следуют тем правилам протокола и вежливости, которые приняты в стране ее проведения. Это облегчает процесс общения принимающей стороне. Причем чем больше культурные различия, тем этот фактор является более значимым.

Однако существует ряд моментов, которые осложняют процесс переговоров для принимающей стороны:

• — будучи дома, нельзя отложить решение, сославшись на отсутствие информации под рукой;
• — если партнер приехал издалека, у может возникнуть ощущение некоего обязательства перед ним;
• — организационные моменты встречи могут отвлекать от работы, создавать чувство беспокойства.

Кроме «своей территории» или «территории другой стороны», может быть выбрана нейтральная территория встречи. В дипломатической и политической практике она часто выбирается в случае, если у участников конфликтные отношения. В бизнесе такой выбор может быть обусловлен не только конфликтом, но и тем, что партнеры одновременно посещают какой-либо город или страну с деловой поездкой, например, участвуют в выставке.