Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров

Основное назначение кадровой документации — придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К документа регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров относится документация по личному составу. Они создаются в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. К этому виду документации относятся:

• * распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
• * информационно — расчетные документы;
• * официальная внутренняя переписка;
• * журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности (рис. 3). Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Рис. 3. Документация по личному составу

Распорядительные документы. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). В неё входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. К таким документам относятся:

• — трудовая книжка,
• — трудовой договор,
• — справка о трудовой деятельности,
• — копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение, как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно — расчетные документы. Информационно-расчет-ные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. К их числу относятся:

• — личная карточка работника;
• — штатное расписание;
• — табель учета рабочего времени;
• — личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка. Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля. Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

• — журнал регистрации трудовых договоров;
• — журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
• — журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
• — журнал регистрации приказов о командировках работников;
• — журнал регистрации командировочных удостоверений;
• — журнал регистрации служебных заданий;
• — журнал регистрации локальных нормативных актов;
• — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• — журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
• — журнал выдачи справок по личному составу;
• — журнал учета больничных листов;
• — журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.