Разновидности деловых писем

Письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма — это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.

Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

I. письма, требующие письма-ответа;

II. письма, не требующие письма-ответа.

Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить:

ь письмо-просьбу;

ь письмо-обращение;

ь письмо-предложение (письмо-представление);

ь письмо-запрос;

Письмо-запрос содержит практически все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т. е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить ее в оферте с указанием базиса места поставки.

ь письмо-претензия.

Письмо-презентация (представление) предприятия должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т. п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т. д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т. д.).

Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма, не требующие ответа, следующие:

ь письмо-напоминание;

ь письмо-приглашение;

ь письмо-подтверждение;

ь письмо-отказ;

ь сопроводительное письмо;

ь письмо-извещение;

ь гарантийное письмо;

ь информационное письмо.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором функций данного предприятия на:

ь снабженческо-сбытовые, ь административно-хозяйственные, ь производственные, ь по рекламе и т. д.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует отличать от переписки общественной — между профсоюзными и общественными организациями.